Unit II-MS Word Basics

Unit I
Unit II
Unit III
  • Advance feature of MS word
  • Graphics
  • Mail Merge
Unit IV
  • MS Excel
  • Formatting
  • Chart
Unit V
  • MS Power Point
  • Outlook Express

Unit- I
Unit- II
Unit- III
Unit – IV
Unit -V
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MS Office 2013 :- 

Microsoft Company द्वारा January 2013 में बनाया गया, यह एक बहुत अच्‍छा आफिस साफ्टवेयर (Office Software) है। MS Office के सॉफ्टवेर, आफिस कि सभी जरूरतो को पूरा करते है।

  • यह कई Application Software जैसे – MS Word, MS Excel, MS Power point, MS Outlook, MS Access इत्‍यादि का संग्रह है।
  • यह दुनिया भर में इस्‍तेमाल होने वाला सबसे लोकप्रिय Office suit है।
  • इसका Home version और student edition 140 $ का है। professional version 400 का है। एक registered copy केवल एक computer में प्रयोग किया जा सकता है।
  • नया Office package, smart phone, tablet, cloud में काम करता है।
  • जिस P.C. में Office install नही है।  cloud से उसमें भी इसे उपयोग कर सकते है।
  • यह 35 विभिन्‍न भाषाओं में उपलब्‍ध है। यह windows और lynx दोनो के साथ काम करता है। online या cloud में काम करने के लिए इसका office web app & office 365 version उपलब्‍ध है।

MS WORD:- 

MS Office पैकेज के अंदर यह एक बहुत अच्‍छा Word Processor या आफिस साफ्टवेयर (Office Software) है। इसमें DTP कि लगभग सभी सुविधाए उपलब्‍ध है।

यह Document को Professional तरीके से  Design करने के लिए बना है। इसको दस्तावेजों को बनाने (Create), संपादित करने (edit), प्रारूपित करने (format) और मुद्रित करने  (Print) में उपयोग करते हैं|

Microsoft Word का प्रयोग Letter Writing, Resume, Mail Merge, Table, Chart आदि बनाने के कार्यों के लिए किया जाता है। इसलिए Microsoft Word को Word Processing software के नाम से भी जाना जाता हैं |

MS Word 2013 में दस्तावेज़ों को ऑनलाइन बना सकते है। ।

Feature of M.S. Word :-

  • Page formatting
  • Bullet and Numbering
  • Text Editing
  • Spelling and grammer check
  • Use of Synongms
  • Page Numbering
  • Mail Merge
  • Create & Table
  • Auto Text Correction
  • Header and Footer
  • Find and Replace
  • Style and formatting
  • Use of Macro

MS Office के Versions :-

  • 19 November 1990 :- Office 1.0 इसमें Word 1.0, Excel 2.0, Power Point 2.0 उपलब्‍ध था।
  • 4 March 1991 :- Office 1.5 इसमें Word 1.1, Excel 3.0, P.P. 2.0 था।
  • 8 October 1992 :- Office 1.6 इसमें Word 1.1, Excel 3.0, P.P. 2.0, mail 2.1  
  • 30 August 1992 :- Office 3.0 इसमें Word 2.0, Excel 4.0, P.P. 3.0, Mail 3.0
  • 17 January 1994 :- Office 4.0 इसमें Word 6.0, Excel 4.0, P.P. 3.0, Mail 3.1
  • 2 June 1994 :- Office 4.3 Word 6.0 Excel 5.0, P.P. 4.0, Mail 3.2, Access 3.0
  • 3 July 1994 :- Office for NT 4.2
  • 24 August 1995 :- Office 95 इसमें Word, Excel, P.P., Access, Schedual, Binder, Book self.
  • 19 November 1996 :- Office 97
  • 20 June 1997 :- Office 97 Powered by word 98
  • 7 June 1999 :- Office 2000 Word, Excel, P.P., Out look, Small Business Tool, Access, Front Page and Photo draft.
  • July 2001 :- Office XP Word, Excel, P.P. Out look, Small Business Tool, Access, Front Page and Photo draft.
  • 21 August 2003 :- Office 2003
  • 30 June 2007 :- Office 2007 इसमें Word, Excel, P.P., Out look Access, Publisher InfoPath, Communicator, grove, one note.
  • 15 June 2010 :- Office 2010 Word, Excel, P.P. Out look, Access, Publisher infopath, Communicator, groove, one note, share one space.
  • 29 Jan 2013 :- Office 2013 Word, Excel, P.P., Outlook, Access, Publisher, Info-path, Communicator, groove, One note, Share one space, skype for Business user.
  • यह एक आफिस साफ्टवेयर (Official Software) है। यह कई Application Software जैसे – MS Word, MS Excel, MS Power point, MS Outlook, MS Access इत्‍यादि का संग्र
  • यह एक Word Processing Progrom है,। यह Document को Professional तरीके से  Design करने के लिए बना है। इसको दस्तावेजों को बनाने (Create), संपादित करने (edit), प्रारूपित करने (format) और मुद्रित करने  (Print) में उपयोग करते हैं| Microsoft Word का प्रयोग Letter Writing, Resume, Mail Merge, Table, Chart आदि बनाने के कार्यों के लिए किया जाता है। इसलिए Microsoft Word को Word Processing software के नाम से भी जाना जाता हैं |

Office 2013 Load System/Hardware Requirements :-

  1. Processor 1 Giga Hartz या उससे तेज  
  2. Ram अगर 32 Bit का Operating System है तो 1GB अगर 64 Bit का O.S है तो 2GB
  3. Hard disk  32 Bit – 16 GB और         64 Bit –के लिये 20 GB

Ribbon in MS Word 2013 :-

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2013 में रिबन का उपयोग किया गया है। रिबन में कमांड को लॉजिकल तरीके से व्यवस्थित रखा गया है। रिबन में  विषेश कार्यों के लिए कमांड खोजने आसानी होती है। रिबन एक डिस्प्ले है जो वर्ड की विंडो में शीर्ष पर होती यहां से ही वर्ड में उपलब्‍ध कमांड तक पहुंचते है। रिबन तीन भागों से बना है:

1-  टैब (Tab),

2-  समूह (Group), और

3- कमांड (Command)।

Tab   :-

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डाक्यूमेंट्स में काम करने के सैकड़ों कमांड हैं। इन विशिष्ट कमांड को खोजने में आसानी के लिये इन्‍हें सात मुख्य टैब के अंदर रखा गया है ।

1- Home: Home Tab में formatting से सम्बंधित कमांड शामिल हैं।

2- Insert:  टेबल, चित्र , चार्ट, लिंक, हैडर और फूटर, कस्टम टेक्स्ट और symbol , आदि को पेज में लाने के कमांड  INSERT टैब के अंदर है ।

3- Design: डॉक्यूमेंट formatting और पेज background सेट करने के लिए कमांड डिज़ाइन टैब के अंदर हैं।

4- Page Layout: पेज का मार्जिन को बदलने ,कॉलम जोड़ने, पेज का आकार बदलने, पेज का सेटअप सेट करने के कमांड पेज लेआउट टैब के अंदर हैं।

5- Reference: कंटेंट की एक तालिका जोड़ने, फुटनोट जोड़ने, ग्रंथसूची जोड़ने, आदि के लिए कमांड Reference टैब में हैं ।

6- Mailing: लेबल बनाने, मेल मर्ज करने के कमांड मेलिंग टैब में हैं |

7- Review: स्‍पेंलिंग  और व्याकरण की जांच करने के कमांड Review टैब में हैं |

8- View: अपने दस्तावेज़ दृश्य को बदलने के लिए View टैब का उपयोग किया जाता हैं, इसी के साथ ruler या navigation pane, Zoom in, Zoom out आदि विकल्प उपलब्ध हैं|

Templet

  • M.S. Word मे नया Document, Templet की सहायता से बना सकते है।
  • Template एक पूर्व से Design किया हुआ, Formated प्रारूप (Proforma ) होता है। जो अलग–अलग तरह के कार्यो के लिए Design होते है। हम अपनी पंसद और जरूरत के अनुसार Template बनाकर Template Gallery में भी Save कर सकते है।
  • Blank Document कि अपेक्षा Template का उपयोग करके Document बनाना आसान होता है। इसमे कई तरह कि Theme और style होती है। हमे केवल अपना Content Add करना होता है।

नया Template Chose करना :-

  1. word 2013 Open करे –> Gallery में Template Option पर Click करे –>Categoru पर Click करे या Online more Template पर Search करें –> अपनी पंसद का Template Select करके Open करे Ctrl + N
  2. प्रत्येक बार जब भी Word 2013 शुरू करते हैं, तो गैलरी से Template option को चुन सकते हैं, इसमें शामिल टेम्पलेट्स को देखने के लिए Category पर click करें या ऑनलाइन More templates पर Search करें |
  3. यदि हम उपलब्‍ध Templates से संतुष्ट नहीं हैं तो More Template option का प्रयोग कर सकते हैं| (यदि आप Template का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो बस Blank Document पर click करें।)

Document Open करना (ctrl+o):-

Menu Bar में ‘Open’ Option का प्रयोग पहले से बनाई गई File को खोलने के लिए किया जाता है।

  • Word खुलने पर उसकी Left Side में Recent Use किए गए Document कि List आती है। अगर हमारा Document इस List में दिखाई दे रहा है, तो क्लिक करके इसे ओपन करेंगे अन्यथा Open other Document में Click करेगे।
  • -> Browse करके My Document या जहॉं भी Document Save है। -> वहॉ पहुच कर Document Open करेगे।
  • Keyboard से Ctrl + O Button दबाकर भी डाक्‍यूमेट Open की जा सकती है।

Document Save  करना (ctrl+s):-

  • खुली हुई File को Save करने के लिए ‘Save’ Option का प्रयोग किया जाता है। 

File Tab पर Click करेंगे -> Drop down menu से “Save as” Button पर Click करेंगे 

-> ब्राउस करके उस स्‍थान को Select करेगे जहॉ अपना Document Save करना है। -> इसके बाद Save बटन पर Click करेगे।

File docx Format में Save हो जाएगी।

  • Keyboard से “Ctrl+s” Button दबाकर भी File save कर सकते है।

Ms Word 2013 हमारी File को Docx format में Save करता है। अगर हमे किसी दूसरे Formet में Save करना है, तो ‘Save as type’ कि List से क्लिक करके चाही गई फाइल  Format पर Click करेगे और Save करेगें।

Document Print  करना (ctrl+p):-

  • Ctrl + P इस Option का उपयोग करके अपने तैयार Document को Print किया जाता है। इस Printout को Hard copy कहते है।
  • “File” tab पर Click करेगे  -> “Drop down” menu से “Print” Option पर Click करेगे -> खुले हुए “Print Dialogue Box” में “Copies” Button में जितनी Copy Prit करना है, वह  Number Type करेगे। -> जिस Printer से Print करना है वह “Printer” Select करेगे
  • “Setting” Option पर जाकर Printer कि Setting बदलना है तो Setting में बदलाव करेगे।
  • जब हम Setting से संतुष्‍ट हेा जाए तो “Print” Option पर Click करेगे।

Word 2013 में Document Read करना:-

  • Read Option का प्रयोग करके Document को बिना किसी परेशानी के पढ़ा जा सकता है।  
  • Document Open करे -> “View” tab में जाकर “Read Mode” Optin पर Click करेगे।
  • Page में ऊपर नीचे या Next Page में जाने के लिए Keyboard में Page up, Page down, Space Bar और Back Space का प्रयोग करेगे। Mouse के Scrool Button से भी Page को ऊपर नीचे किया जा सकता है। 
  • यदि Touch Screen में काम कर रहे है तो Page को ऊगली से खिसका सकते है। 
  • Read mode से हटाने के लिए View menu में जाकर Edit Document पर click करेगे।

Tab  :-

MS Word के विभिन्‍न Command को अलग–अलग Tab के अंदर रखा गया है। एक तरह के Command खोजने में आसानी हो इसलिए उन्‍हे Tab और Group में विभाजित किया गया है।

निम्‍न 10 तरह कि Tab Word 2013 में उपलब्‍ध है।

File, Home, Insert, Page layout, Design, Refrences, mailing,View, Review

Home Tab:-

home Tab में Document की Formating से संबंधित Command होते है। इन्‍हे पॅांच भागो या ग्रुप में विभाजित किया गया है->

Clipboard, Font, Paragraph, Style, Editing 

Clipboard Group:-

इस Group के अंदर Cut, Copy, Paste, Paste Spacial, Select all इत्‍यादि  Command होते है।

Cut/paste :-

इस Command के द्वारा Document के किसी Selected matter को एक स्‍थान से हटाकर दूसरे स्‍थान पर ले जाया जा सकता है।

विधि (Method):- Keyboard से matter को Select करने के बाद Keyboard से “Ctrl +x” Button एक साथ दबाएगे -> Matter को जहॉ “Paste” करना है वहॉ cursor ले जाकर “Ctrl+v” Button दबाएगे।

या -> Matter Select करेगे -> Home–> Clipboard –> Cut–> Click करेगे -> पेस्ट करने के लिए मैटर जहाँ ले जाना है वहां क्लिक करके कर्सर ले जायेंगे-> Home –> Clipboard –> Paste –> Click करेगे

Matter पुराने स्‍थान से हट कर नए स्‍थान पर paste हो जाएगा।

Copy/Paste :-

किसी Matter को copy करके दूसरी जगह Paste करने के लिए इस Option का प्रयोग करते है।Copy/Paste करने पर Matter पुराने और नए दोनो स्‍थान पर आ जाएगा।

विधि –  Keyboard से matter को Select करने के बाद Keyboard से “Ctrl +c” Button एक साथ दबाएगे -> Matter को जहॉ “Paste” करना है वहॉ cursor ले जाकर “Ctrl+v” Button दबाएगे।

या -> Matter Select करेगे -> Home–> Clipboard –> Copy –> Click करेगे -> पेस्ट करने के लिए मैटर जहाँ ले जाना है वहां क्लिक करके कर्सर ले जायेंगे-> Home –> Clipboard –> Paste –> Click करेगे

Select All :- “Ctrl+a” इस Command कि सहायता से Page का सम्‍पूर्ण  matter एक साथ Select किया जा सकता है।

Home –> Clipboard –> Select all

या Keyboard से Ctrl + C बटन दबाएगे।

जिस जगह Matter को ले जाना है वहॉ Cursor ले जाएगे और Home –> Clipboard -> Paste पर क्लिक करेगे या “Ctrl+v” Button दबा देगे

Font Group :-

Home tab के अंदर दूसरा group “font” का होता है। इस group में दिए गए option कि मदद से अपने text की लिखावट में फेरबदल किया जा सकता है। 

Font type या Font face :-   इस dropdown menu में कम्प्यूटर में Install विभिन्‍न प्रकार के Font दिखाई पड़ते है। जिन्‍हे Select किया जा सकता है।

Font size :-  इस Command की सहायता से हम अपने Text की Font Size या आकार, कम या ज्‍यादा कर सकते है।

Bold (Ctrl+B):- इस Command कि सहायता से Matter को Highlight किया जा सकता है।   Bold किया हुआ Sentence दूसरो कि अपेक्षा ज्‍यादा Black दिखाई देगा।

Mathod विधि:-

जिस Matter को Bold करना है उसे सलेक्‍ट करेगे फिर Ctrl+B बटन दबायेंगे।

या     Home –> Font –> B पर Click करेगे

Italic(Ctrl+I):- इस Command कि सहायता से Matter या अक्षर को तिरछा किया जा सकता है। Italic किया हुआ Sentence दूसरो कि अपेक्षा थोड़ा तिरछा दिखाई देगा।

Mathod  विधि:- जिस Matter को Italic करना है उसे Select करेगे। HomeTab के अंदर -Font Option में ‘I’ बटन पर क्लिक करेगे।

Underline (Ctrl+U):- इस command कि सहायता से हम लिखे हुए Matter Sentence को रेखांकित [Underline] कर सकते है। Underline किए हुए Sentence के नीचे एक रेखा खिच जाती है।

इसमे हम अपनी पंसद के अनुसार रेखा की अलग-अलग Styles भी Select कर सकते है। Home–> font–> Click – ‘U’

Font Colour:-

        टेक्स्ट के मैटर का रंग बदलने के लिए इस विकल्प का प्रयोग किया जाता है

Mathod :- Matter Select करेगे  Home –> Font –> Font Colour पर क्लिक करेगे

Strikethrough:-

    इस विकल्‍प कि सहायता से Select किए हुए Matter में बीचों–बीच एक आड़ी line खिच जाती है। Matter Select करे Home –> Font –> abc  – Click करेगे।

Double strikethrough :-

   double strikethrough, strikethrough का एक रूपांतर है, जहॉं text में एक लाईन के बजाय दो लाईने होती है। double strikethrough का उपयोग strikethrough कि तुलना में बहुत कम होती है, लेकिन इसका उपयोग पेशेवर या कानूनी दस्‍तावेजो में शब्‍दो में बदलाव को प्रदर्शित करने के लिए किया जा सकता है।

Superscript:-

    Superscript एक विशेष अक्षर या संख्या को शेष लाइन के ऊपर करता है। Superscript का उपयोग गणित में घातांक के लिए किया जा सकता है।

Ex:-(x2+y2)

1. x2+y2 type करें -> 2 को select करें, select करने के बाद -> home tab –> font group –> x2 पर click करें   

             या   select करने के बाद कीबोर्ड से press -> “Ctrl + shift + (+)”

subscript:-

 यह अपने अक्षर या अंक के नीचे लटका रहता है। इसका उपयोग रासायनिक यौगिको को लिखते समय किया जाता है।

Ex. :- N2 या H2O

H2O type करें -> 2 को select करें, select करने के बाद -> home tab –> font group –> x2 पर click करें   

                                              या   select करने के बाद कीबोर्ड से press “ctrl + (+)” करें 

change case:-

“Changecase” ऑप्शन  की सहायता  से हम document में टाईप किये शब्दों को एक ही बार में कैपिटल से स्माल या स्माल से कैपिटल बदल सकते है.

चेंज केस में निम्न ऑप्सन होते है :- ( Sentence case) ( lower case) (UPPER CASE) (Capital Each Word)  (tOOGLE CASE)

 Matter select करने के बाद->Home (tab) –> font (group) –> click –> [Aa] ( change case)

          या  Matter select करने के बाद-> कीबोर्ड से “Shift + F3”  प्रेस करें         

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