Unit-II-PC-Package-Modern Office Activities, Various Office Suits

Modern Office Activities :- 

किसी आधुनिक Office सुचारू रूप से चलाने के लिए निम्‍न आवश्यकताएँ है।

• रिकॉर्ड का रखरखाव (फाइलिंग और अनुक्रमण) 
• इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को संभालना। 
• कार्यालय कि प्रणाली, प्रक्रियाओं और तरीको (procedures and methods) का विकास।
• कार्यालय के फॅार्म Stationery इत्‍यादि का Desigen करना
• कार्यालय के काम का एक Standard या मानक निश्चित करना।
• कर्मचारी Employ करना और Traning देनाा।
• Furniture, Machine, उपकरण को Maintain करना और रख रखाव ।
• बयानो की तैयारी व रिपोर्ट इत्‍यादि तैयार करना ।
• खातो और अन्‍य वित्‍तीय अभीलेख बनाए रखना।
• टेलीफोन कॉल और पूछताछ इत्‍यादि की जानकारी रखना ।
• Preseatation तैयार करना ।
• केबल तैयार करना।
• टेबल तैयार करना और उसके डाटा को व्यवस्थित करना|  
• कार्यालय कर्मचारियों की भर्ती और प्रशिक्षण। 

Office Suit :-

• यह विभिन्‍न Software का समूह है जिनकी सहायता से हम अपने Office को पूरी तरह Automate कर सकते है।
• विभिन्‍न तरह के Office Suit Market में उपलब्‍ध है।

   जैसे – Microsoft Office, Star Office, Open Office, Smart Office.

Word Processor :-

• सभी Office Suit में यह Software उपलब्ध रहता है। इसकी सहायता से शब्‍दो को Process करते है यह हमारे Document में एच्छिक शब्‍दो को Type करना, सुधार करना,Format करना, गलतियॉं सुधारना एंव Print करने का काम करता है।
• Ms Word Ms Office Package का Word Processor Software है।

Word Processor के लाभ :-

• हाथ से लिखने की अपेक्षा ये तेज होते है।
• Documents को Computer में Save करके रख सकते है, जो साधारण Type writer में संभव नही है।
• दस्‍तावेजो कि Spelling Grammer check, Formating आदि संभव है।

Spread Sheet :-

• Office Package का ये Software अंकीय Data को Row और Column में व्‍यवस्थित  रखता है।
• Spread Sheet में Data Computer, Display और Manupulate किया जाता है। इसमें Calculation भी कर सकते है।

Presentation Software :-

यह एक Business Software है, इसकी सहायता से गुणवक्‍ता की और Automatic Slids Presentation या Report के लिए तैयार कि जाती है, यह Computer Program विभिन्‍न सूचना जैसे – Text इत्‍यादि, Sound, video का उपयोग करके आकार कि Slide तैयार कर लेता है। Ex- Microsoft Power Point.

Data Base Software :-

इस Software में विभिन्‍न तरह कि सूचनाऍ जो एक दूसरे से Related है। Store कि जाती है। अलग-अलग Table में Store करने से इन्‍हे Manage करना आसान होता है। इन्‍हे आसानी से Access और Update किया जा सकता है।

Example :-

1. स्‍कूल में छात्रो का Data-नाम, पिता का नाम जन्‍म तिथी, पता इत्‍यादि।
2. छात्रो कि शैक्षणिक उपलब्‍धी जैसे- मासिक, त्रैमासिक, वार्षिक के अंक
3. Fees Detail [ फीस विवरण ]
4. यह सारे Data Database management Software से आसानी से मैनेज किए जा सकते है।

Ex :- Access, MySql, For pro.

निम्‍नलिखित प्रकार के Office Suit Market में उपलब्‍ध है।:- 

• Microsoft Office एक Propritary Software है। Computer मे इसका उपयोग करने के लिए हमे इसका मुल्‍य देकर Company से इसको उपयोग करने का अधिकार Key के रूप मे प्राप्‍त होता है। वर्तमान मे Microsoft Office की कीमत 20 से 25 हजार के बीच मे होती है।
• इस Proprietary Software के अलावा Open Source Community द्वरा बहुत सारे Software Develop करके उपलब्‍ध मुफ्त में कराए गए है। इन्‍हे Open source Software   कहा जाता है।

Apache open office:-

• यह एक सम्‍पूर्ण office automation package है यह operating system के लगभग सभी संस्‍करण में free में load कर कर सकते है। लाइनेक्‍स वातावरण में open office ms office से सस्‍ता और अच्‍छा विकल्‍प है।
•  इसे Internet से free में download किया जा सकता है, इसे सीखना बहुत आसान है।  office का कोई भी version अगर हम उपयोग कर रहे है तो इसे सरलता से चला सकते है। दुसरे software में बनी files को apache आसानी से read कर लेता है।

इस office suit में निम्‍न सुबिधा उपलब्‍ध है –

• Open office writer (word)
• Open office cell (exel)
• Open office impress (power point presentation)

Libra office:-

The document foundation द्वारा 28 September 2010 में इसका data संस्‍करण और January 2011 में इसे fully launch कर दिया गया। यह नि:शुल्‍क है एवं बहुत ही शक्तिशाली software है। दुनिया में लाखों लोग इसका उपयोग करते है। यह माइक्रोसॉफ्ट विंडोज, मैक और लिनक्स समेत कई प्लेटफार्मों पर काम करता है। 

इसमें —

• word processing
• Spread sheet (cale)
• Impress (power point presentation)
• Draw (graphics और flow chart)
• Data base
• गणित संम्‍पादक(mathematical equitation) Software उपलब्‍ध है।

Calligra office:-

यह Office suit KDE company द्वारा बनाया गया है। यह open source software company है। यह P.C. desktop ,table ,smart phone के लिए उपलब्‍ध है। यह दुसरे सभी office suit के साथ compatible है। इस package में word processor ,(ms word), spread sheet (excel) presenter (power point) , data base, vector graphics और digital painting software उपलब्‍ध है।

WPS Office:-

इसका पुराना नाम King’s soft office है। यह  windows, lynx ,IOS , और android आपरेटिंग सिस्‍टम के लिये उपलब्‍ध है। चाइनीज  software company king soft द्वारा इसे बनाया गया हे। इसमें निम्‍न तीन होते है- 
1.WPS writer
2.WPS Spread sheet
3.WPS presenter
व्‍यक्तिगत उपयोग के लिए यह मुक्‍त है। full features वाले professional version के लिए annual subscription fees जमा करनी होती है। 

K- Office :-

यह KDE company द्वारा बनाया गया open source software है। यह windows और lynx दोनो पर काम करता है। k-word, k-spread ,k-presenter के साथ कई दूसरे components इस suit में उपलब्‍ध है।

इसके अलावा कई अन्य संस्‍करण भी KOffice के विकास के दौरान विकसित  हुए। 1997 में विकास शुरू होने के बाद, KOffice के दो प्रमुख संस्करण जारी किए गए: 2000 में संस्करण 1.0 और 2009 में 2.0। आपसी विवाद के कारण , 2010 में KOffice के अधिकांश डेवलपर्स अलग हो गए - जिसके परिणामस्वरूप कैलिग्रा सुइट का निर्माण हुआ। दो साल बाद, सितंबर 2012 में, KOffice.org वेबसाइट ऑफ़लाइन हो गई। अब यह Calligra.org पर रीडायरेक्ट होता है। 

Google Docs:-