Modern Office Activities
किसी आधुनिक Office सुचारू रूप से चलाने के लिए निम्न आवश्यकताएँ है।
रिकॉर्ड का रखरखाव (फाइलिंग और अनुक्रमण)
इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को संभालना।
कार्यालय कि प्रणाली, प्रक्रियाओं और तरीको (procedures and methods) का विकास।
कार्यालय के फॅार्म Stationery इत्यादि का Desigen करना
कार्यालय के काम का एक Standard या मानक निश्चित करना।
कर्मचारी Employ करना और Traning देनाा।
Furniture, Machine, उपकरण को Maintain करना और रख रखाव ।
बयानो की तैयारी व रिपोर्ट इत्यादि तैयार करना ।
खातो और अन्य वित्तीय अभीलेख बनाए रखना।
टेलीफोन कॉल और पूछताछ इत्यादि की जानकारी रखना ।
Preseatation तैयार करना ।
केबल तैयार करना।
टेबल तैयार करना और उसके डाटा को व्यवस्थित करना|
कार्यालय कर्मचारियों की भर्ती और प्रशिक्षण।
Office Suit
यह विभिन्न Software का समूह है जिनकी सहायता से हम अपने Office को पूरी तरह Automate कर सकते है।
विभिन्न तरह के Office Suit Market में उपलब्ध है।
जैसे – Microsoft Office, Star Office, Open Office, Smart Office.
Word Processor
सभी Office Suit में यह Software उपलब्ध रहता है। इसकी सहायता से शब्दो को Process करते है यह हमारे Document में एच्छिक शब्दो को Type करना, सुधार करना,Format करना, गलतियॉं सुधारना एंव Print करने का काम करता है।
Ms Word Ms Office Package का Word Processor Software है।
Word Processor के लाभ
हाथ से लिखने की अपेक्षा ये तेज होते है।
Documents को Computer में Save करके रख सकते है, जो साधारण Type writer में संभव नही है।
दस्तावेजो कि Spelling Grammer check, Formating आदि संभव है।
Spread Sheet
Office Package का ये Software अंकीय Data को Row और Column में व्यवस्थित रखता है।
Spread Sheet में Data Computer, Display और Manupulate किया जाता है। इसमें Calculation भी कर सकते है।
Presentation Software
यह एक Business Software है, इसकी सहायता से गुणवक्ता की और Automatic Slids Presentation या Report के लिए तैयार कि जाती है, यह Computer Program विभिन्न सूचना जैसे – Text इत्यादि, Sound, video का उपयोग करके आकार कि Slide तैयार कर लेता है। Ex- Microsoft Power Point.
Data Base Software
इस Software में विभिन्न तरह कि सूचनाऍ जो एक दूसरे से Related है। Store कि जाती है। अलग-अलग Table में Store करने से इन्हे Manage करना आसान होता है। इन्हे आसानी से Access और Update किया जा सकता है।
Example :-
स्कूल में छात्रो का Data-नाम, पिता का नाम जन्म तिथी, पता इत्यादि।
छात्रो कि शैक्षणिक उपलब्धी जैसे- मासिक, त्रैमासिक, वार्षिक के अंक
Fees Detail [ फीस विवरण ]
यह सारे Data Database management Software से आसानी से मैनेज किए जा सकते है।
Ex :- Access, MySql, For pro.
निम्नलिखित प्रकार के Office Suit Market में उपलब्ध है
Microsoft Office एक Propritary Software है। Computer मे इसका उपयोग करने के लिए हमे इसका मुल्य देकर Company से इसको उपयोग करने का अधिकार Key के रूप मे प्राप्त होता है। वर्तमान मे Microsoft Office की कीमत 20 से 25 हजार के बीच मे होती है।
इस Proprietary Software के अलावा Open Source Community द्वरा बहुत सारे Software Develop करके उपलब्ध मुफ्त में कराए गए है। इन्हे Open source Software कहा जाता है।
Apache open office
यह एक सम्पूर्ण office automation package है यह operating system के लगभग सभी संस्करण में free में load कर कर सकते है। लाइनेक्स वातावरण में open office ms office से सस्ता और अच्छा विकल्प है।
इसे Internet से free में download किया जा सकता है, इसे सीखना बहुत आसान है। office का कोई भी version अगर हम उपयोग कर रहे है तो इसे सरलता से चला सकते है। दुसरे software में बनी files को apache आसानी से read कर लेता है।
इस office suit में निम्न सुबिधा उपलब्ध है –
Open office writer (word)
Open office cell (exel)
Open office impress (power point presentation)
Libra office
The document foundation द्वारा 28 September 2010 में इसका data संस्करण और January 2011 में इसे fully launch कर दिया गया। यह नि:शुल्क है एवं बहुत ही शक्तिशाली software है। दुनिया में लाखों लोग इसका उपयोग करते है। यह माइक्रोसॉफ्ट विंडोज, मैक और लिनक्स समेत कई प्लेटफार्मों पर काम करता है।
इसमें —
word processing
Spread sheet (cale)
Impress (power point presentation)
Draw (graphics और flow chart)
Data base
गणित संम्पादक(mathematical equitation) Software उपलब्ध है।
Calligra office
यह Office suit KDE company द्वारा बनाया गया है। यह open source software company है। यह P.C. desktop ,table ,smart phone के लिए उपलब्ध है। यह दुसरे सभी office suit के साथ compatible है। इस package में word processor ,(ms word), spread sheet (excel) presenter (power point) , data base, vector graphics और digital painting software उपलब्ध है।
WPS Office
इसका पुराना नाम King’s soft office है। यह windows, lynx ,IOS , और android आपरेटिंग सिस्टम के लिये उपलब्ध है। चाइनीज software company king soft द्वारा इसे बनाया गया हे। इसमें निम्न तीन होते है-
1.WPS writer
2.WPS Spread sheet
3.WPS presenter
व्यक्तिगत उपयोग के लिए यह मुक्त है। full features वाले professional version के लिए annual subscription fees जमा करनी होती है।
K- Office
यह KDE company द्वारा बनाया गया open source software है। यह windows और lynx दोनो पर काम करता है। k-word, k-spread ,k-presenter के साथ कई दूसरे components इस suit में उपलब्ध है।
इसके अलावा कई अन्य संस्करण भी KOffice के विकास के दौरान विकसित हुए। 1997 में विकास शुरू होने के बाद, KOffice के दो प्रमुख संस्करण जारी किए गए: 2000 में संस्करण 1.0 और 2009 में 2.0। आपसी विवाद के कारण , 2010 में KOffice के अधिकांश डेवलपर्स अलग हो गए – जिसके परिणामस्वरूप कैलिग्रा सुइट का निर्माण हुआ। दो साल बाद, सितंबर 2012 में, KOffice.org वेबसाइट ऑफ़लाइन हो गई। अब यह Calligra.org पर रीडायरेक्ट होता है।
Google Docs
यह एक web आधारित free application है। इसमें documents और spread sheet को online बनाकर save कर सकते है, edit कर सकते है।
google company द्वारा उपलब्ध किए गए बहुत सारे software, application का यह एक हिस्सा है। Google docs अधिकांश अन्य दूसरे प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर और वर्ड प्रोसेसर प्रोग्राम के साथ कम्पटेबल है।
internet या क्लाउड में उपलब्ध होने पर इन documents को कही भी, कभी भी access कर सकते है। google doc’s में विभिन्न जगहो पर उपस्थित कई लोग मिलकर एक साथ किसी फाइल या शीट पर कार्य कर सकते हैं ।
इसमें अपने कार्य को वेब पेज के रूप में प्रकाशित किया जा सकता है, या प्रिंट किया जा सकते है। यूजर Google docs में यह भी देख सकते हैं, कि उनका काम कौन देख रहा है। दूसरे द्वारा किये बदलाव देख सकते है। कम्प्यूटर से आनलाइन एवं आनलाइन से कम्प्यूटर में सेब कर सकते है।
Google docs में यूजर formulas, lists, tables और images के साथ टेक्स्ट को फार्मेट करने, विभिन्न फोंट और फ़ाइल फॉर्मेट में दस्तावेज़ों और स्प्रैडशीट्स को Import, Create, edit और Update कर सकते हैं।
Microsoft office
January 2013 में micro soft ने अपने office soft ware suit का नवीनतम version release किया इसे office 2013 भी कहा जाता है।
यह दुनिया भर में इस्तेमाल होने वाला सबसे लोकप्रिय Office suit है।
इसका Home version और student edition 140 $ का है। professional version 400 का है। एक registered copy केवल एक computer में प्रयोग किया जा सकता है।
नया Office package, smart phone, tablet, cloud में काम करता है।
जिस P.C. में Office install नही है। cloud से उसमें भी इसे उपयोग कर सकते है।
Microsoft office को मुख्य रूप से office कार्य को automation करने के लिए बनाया गया है। यह 35 विभिन्न भाषाओं में उपलब्ध है। यह windows और lynx दोनो के साथ काम करता है। online या cloud में काम करने के लिए इसका office web app & office 365 version उपलब्ध है।
इस Package में word, excel, power point, outlook, access इत्यादि उपलब्ध है।