फार्मुला
सेल रेफरेंस (Cell Reference):
Cell के Address को Cell Reference कहते हैं। उदाहरण के लिए, Column ‘A’ और Row ‘1’ के बीच स्थित Cell का Address या Reference A1 होता है।
Cell Reference का उपयोग Formula में किया जाता है। Formula में Cell Reference लिखने पर उस Cell के अंदर मौजूद डेटा का उपयोग गणना के लिए किया जाता है।
Cell Reference मुख्यतः दो प्रकार के होते हैं —
Relative Reference (रिलेटिव रेफरेंस)
Absolute Reference (एब्सोल्यूट रेफरेंस)
1. रिलेटिव रेफरेंस (Relative Reference):
जब किसी Formula को दूसरे Cell में Copy किया जाता है, तब Relative Reference अपने आप बदल जाते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि Formula =A1+A2 को किसी दूसरे स्थान, जैसे C1 में Copy किया जाए, तो वह Formula =C1+C2 बन जाएगा।
2. एब्सोल्यूट रेफरेंस (Absolute Reference):
Absolute Reference दूसरे Cell में Copy करने पर नहीं बदलते हैं। किसी Cell Reference को Absolute बनाने के लिए उसके साथ Dollar Sign ($) लगाया जाता है।
उदाहरण: $A$1
वर्कशीट में Formula डालना (Entering Formula in Worksheet):
- जिस Cell में Formula डालना हो, उसे Select करें।
- बराबर का चिन्ह (=) टाइप करें। यह चिन्ह Cell तथा Formula Bar दोनों में दिखाई देने लगेगा।
- अब उस Cell का Address, जैसे A1, टाइप करें। उस Cell के चारों ओर रंगीन Border दिखाई देने लगेगा।
- इसके बाद आवश्यक गणितीय Operator जैसे + (Plus), – (Minus), * (Multiply), / (Divide) आदि टाइप करें।
- फिर अगले Cell का Address टाइप करें।
- Formula पूरा होने के बाद Enter Key दबाएँ। Formula के अनुसार गणना होकर परिणाम Cell में दिखाई देने लगेगा।
नोट:
- Formula केवल उन्हीं Cells में सही प्रकार से कार्य करता है, जिनकी Property Number Format में होती है।
- Text Format वाले Cells में Formula सही प्रकार से कार्य नहीं करता।
- Formula में गलती होने पर Esc Key दबाकर उसे रद्द (Cancel) किया जा सकता है।
फार्मूला कॉपी करना (Copying Formula):
Formula को Copy करके दूसरे Cells में Paste किया जा सकता है। Copy करने पर Relative Reference अपने आप बदल सकते हैं।
वर्कशीट में Matter Copy–Paste करना:
- जिस Cell का Matter Copy करना हो, उसे Select करें।
- Home Tab में जाकर Copy Button पर Click करें या Keyboard से Ctrl + C दबाएँ।
- जिस Cell में Content Paste करना हो, उसे Select करें। Copy किए गए Cell के चारों ओर चलती हुई Border (Dashed Border) दिखाई देगी।
- अब Home Tab में जाकर Paste Command पर Click करें या Keyboard से Ctrl + V दबाएँ।
Cut–Paste करना:
Cut करके Paste करने पर Matter पहले स्थान से हटकर नए स्थान पर पहुँच जाता है।
- जिस Cell को Cut करना हो, उसे Select करें।
- Home Tab में जाकर Cut Command पर Click करें या Keyboard से Ctrl + X दबाएँ।
- अब जिस स्थान पर डेटा Paste करना हो, उस Cell को Select करके Ctrl + V दबाएँ।
एक Worksheet से दूसरी Worksheet में डेटा Copy करना:
जिस डेटा को Copy करना हो, उसे Select करें।
Ctrl + C दबाएँ।
दूसरी Worksheet में जाकर इच्छित Cell को Select करें।
Ctrl + V दबाकर डेटा Paste करें।
एक Sheet के डेटा को दूसरी Sheet में पूरी तरह Copy करना:
- जिस Worksheet को Copy करना हो, उसकी Sheet Tab पर Right Click करें।
- Move or Copy विकल्प पर Click करें।
- खुली हुई Window में नई Worksheet का स्थान चुनें।
- Create a Copy विकल्प पर Tick करें और OK दबाएँ।
Worksheet की सभी Rows या Columns की चौड़ाई/ऊँचाई एक साथ बदलना:
- Formula Bar के नीचे स्थित Select All Button पर Click करें, जिससे पूरी Worksheet Select हो जाएगी।
- अब किसी Row या Column Heading की सीमा पर Cursor ले जाएँ।
- Double Arrow दिखाई देने पर Mouse से Drag करें।
- इससे सभी Rows या Columns की Height या Width समान रूप से बदल जाएगी।
Cell Content Delete करना:
- जिस Cell का Content Delete करना हो, उसे Select करें।
- Keyboard से Delete या Backspace Key दबाएँ।
- एक से अधिक Cells का Content Delete करने के लिए सभी Cells को एक साथ Select करें।
Cell Delete करना:
- Cell Content Delete करने पर केवल उसका डेटा हटता है, जबकि Cell अपनी जगह पर बना रहता है।
- लेकिन Cell Delete करने पर नीचे या दाईं ओर के Cells अपनी जगह बदल लेते हैं।
- जिस Cell को Delete करना हो, उसे Select करें।
- Home Tab में जाकर Delete Button पर Click करें।
- Cell Insert करना:
- जिस स्थान पर नया Cell Insert करना हो, उसे Select करें।
- Cell पर Right Click करें।
- Drop-down Menu से Insert विकल्प चुनें।
- खुली हुई Insert Window में आवश्यक विकल्प चुनें।
Row Insert करना:
- जिस Row के ऊपर नई Row Insert करनी हो, उसकी Row Heading पर Click करके उसे Select करें।
- Right Click करके Drop-down Menu से Insert विकल्प चुनें।
या
- Ctrl + Shift + + Shortcut Key का उपयोग करें।
- जितनी बार यह प्रक्रिया करेंगे, उतनी Rows Insert हो जाएँगी।
Column Insert करना:
- जिस Column के बाईं ओर नया Column Insert करना हो, उस Column को Select करें।
- Right Click करके Drop-down Menu से Insert विकल्प चुनें।
Cell Format करना:
Home Tab के अंतर्गत Cells Group में Format विकल्प उपलब्ध होता है, जिसकी सहायता से Rows और Columns का आकार तथा अन्य सेटिंग्स बदली जा सकती हैं।
- Height Option: Row की ऊँचाई कम या अधिक करने के लिए।
- AutoFit Option: Row की Height या Column की Width को Content के अनुसार स्वतः समायोजित करने के लिए।
- Hide Option: Row या Column को छिपाने (Hide) के लिए।
- Unhide Option: छिपाई गई Row या Column को पुनः दिखाने के लिए।
कॉलम फ्रीजिंग (Freeze Panes):
- जब Worksheet में डेटा बहुत अधिक हो जाता है, तब उसकी चौड़ाई (Width) या ऊँचाई (Height) बढ़ जाती है। ऐसी स्थिति में डेटा को Scroll करके पढ़ना कठिन हो जाता है, क्योंकि पहली Row या पहला Column, जिसमें Heading होती है, Scroll होने पर छिप जाता है।
- इस समस्या के समाधान के लिए Worksheet के उस भाग को Freeze (Lock) कर दिया जाता है, जिसे हमेशा Screen पर दिखाई देना आवश्यक हो। इससे वह भाग Scroll करने पर भी Screen पर स्थिर दिखाई देता रहता है।
विधि (Method):
- जिन Rows या Columns को Freeze करना हो, उनके अनुसार Cell को Select करें।
- View Tab में जाकर Freeze Panes विकल्प पर Click करें।
- आवश्यकता समाप्त होने पर View Tab में जाकर Unfreeze Panes विकल्प पर Click करें।
Format Sheet:
इस विकल्प की सहायता से —
- Sheet का नाम बदला जा सकता है।
- Sheet को Hide किया जा सकता है।
- Hidden Sheet को Unhide किया जा सकता है।
- Sheet के Tab का Color बदला जा सकता है।
Tab Color:
- Workbook के नीचे Sheet Tabs दिखाई देते हैं। इस विकल्प की सहायता से सक्रिय (Active) Sheet के Tab का Color बदला जा सकता है।
Fill Option:
जब Rows या Columns में Data Series भरनी होती है, तब Fill Option का उपयोग किया जाता है। इससे क्रमबद्ध डेटा जल्दी भरा जा सकता है।
उदाहरण: 0 से 100 तक संख्या भरना।
विधि:
- जिन Cells में डेटा Fill करना हो, उन्हें Select करें।
- Home Tab में जाकर Fill विकल्प चुनें।
- अपनी आवश्यकता अनुसार निम्न विकल्पों का उपयोग करें।
Fill के मुख्य विकल्प:
- Down: चयनित Cell का डेटा नीचे वाले Cells में Copy हो जाता है।
- Right: चयनित Cell का डेटा दाईं ओर वाले Cells में Copy हो जाता है।
- Up: चयनित Cell का डेटा ऊपर वाले Cells में Copy हो जाता है।
- Left: चयनित Cell का डेटा बाईं ओर वाले Cells में Copy हो जाता है।
- Across Worksheets: चयनित डेटा सभी Worksheets में Copy हो जाता है।
- Series: इस विकल्प से क्रमबद्ध (Series) डेटा भरा जाता है। इस पर Click करने से Series Dialog Box खुलता है।
Series के प्रकार:
- Linear: संख्याएँ समान अंतर से बढ़ती या घटती हैं।
- Growth: संख्याएँ गुणा (Multiply) होकर बढ़ती या घटती हैं।
- Date: तारीखें क्रम से बढ़ती या घटती हैं।
Cell के चारों ओर Border सेट करना:
Cell के चारों ओर Border लगाने के लिए निम्न कार्य करें —
- आवश्यक Cells को Select करें।
- Home Tab के Font Group में स्थित Borders विकल्प पर Click करें।
- Drop-down Menu में विभिन्न Border Styles दिखाई देंगे।
- अपनी आवश्यकता अनुसार Border Style पर Click करें।