MS PowerPoint-Introduction-creating-Presentation

MS PowerPoint 2013 का परिचय

MS PowerPoint 2013, Microsoft Office suite का एक महत्वपूर्ण एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर है। इसका मुख्य उद्देश्य डिजिटल प्रस्तुतिकरण (Presentation) तैयार करना है। इसकी सहायता से हम स्लाइड्स, ग्राफ़्स, हैंडआउट्स और अन्य प्रस्तुति सामग्री को प्रभावशाली ढंग से बना सकते हैं।

प्रमुख विशेषताएँ:

1. स्लाइड एक इलेक्ट्रॉनिक पृष्ठ होता है, जिसके माध्यम से हम अपने विचारों को स्पष्ट और आकर्षक रूप से प्रस्तुत कर सकते हैं।
2. तैयार प्रस्तुति को कंप्यूटर स्क्रीन, प्रोजेक्टर (Projector) पर चलाया जा सकता है तथा वेब पर पब्लिश भी किया जा सकता है।
3. इसका उपयोग शिक्षा, व्यवसाय, मेडिकल, इंजीनियरिंग और शोध क्षेत्रों में व्यापक रूप से किया जाता है।
4. PowerPoint में पहले से अनेक प्रकार के टेम्पलेट (Template) और डिज़ाइन स्टोर रहते हैं, जिनका उपयोग करके हम कम समय में बेहतर प्रस्तुति तैयार कर सकते हैं।
5. इसमें विभिन्न प्रकार की फॉर्मेटिंग (Formatting) और एनीमेशन (Animation) स्कीम उपलब्ध होती हैं, जिनका सीधा उपयोग किया जा सकता है।

MS PowerPoint 2013 की विशेषताएँ (Features)

1. नया रूप और टच सपोर्ट (New Look & Touch Support)

PowerPoint 2013 टैबलेट और मोबाइल फोन पर उपयोग के लिए अनुकूलित है। इसमें स्वाइप (Swipe) और टैप (Tap) के माध्यम से स्लाइड्स को नियंत्रित किया जा सकता है।

2. प्रेजेंटर व्यू (Presenter View)

यह सुविधा स्वचालित रूप से प्रोजेक्शन सेट-अप के अनुसार समायोजित हो जाती है। प्रेजेंटर व्यू का उपयोग एक ही मॉनीटर पर भी किया जा सकता है, जिससे वक्ता को नोट्स देखने की सुविधा मिलती है जबकि दर्शक केवल स्लाइड देखते हैं।

3. थीम्स (Themes)

इसमें अनेक प्रकार की थीम्स (डिज़ाइन) उपलब्ध हैं, जो प्रस्तुति को आकर्षक और पेशेवर बनाती हैं। उपयोगकर्ता अपनी आवश्यकता अनुसार थीम चुन सकता है।

4. टिप्पणियाँ (Comments)

यह सुविधा टीम के साथ कार्य करते समय उपयोगी होती है। आप स्लाइड्स पर टिप्पणियाँ जोड़कर प्रश्न पूछ सकते हैं और सहकर्मियों से प्रतिक्रिया (Feedback) प्राप्त कर सकते हैं।

5. प्रारंभ करने के अनेक विकल्प (Multiple Start Options)

PowerPoint 2013 केवल खाली प्रस्तुति (Blank) से शुरू करने तक सीमित नहीं है। यह निम्नलिखित विकल्प प्रदान करता है:

• Template (पूर्व-निर्धारित प्रारूप)
• Theme (डिज़ाइन थीम)
• Recent (हाल ही में खोली गई प्रस्तुतियाँ)
• Blank (पूर्णतः नई खाली प्रस्तुति)

6. संशोधित लैंडिंग पृष्ठ (Modified Landing Page)

पुराने संस्करण का लैंडिंग पृष्ठ जटिल और भ्रमित करने वाला था। PowerPoint 2013 में लैंडिंग पृष्ठ को सरल और अधिक उपयोगी बनाया गया है।

यह पृष्ठ स्थानीय रूप से उपलब्ध टेम्पलेट्स तथा ऑनलाइन डेटाबेस (Office.com) से टेम्पलेट्स तक त्वरित पहुँच प्रदान करता है।

7. ऑनलाइन टेम्पलेट्स की श्रेणियाँ (Online Templates Categories)

ऑनलाइन टेम्पलेट्स को विभिन्न श्रेणियों में विभाजित किया गया है, जैसे:

• Business (व्यवसाय)
• Industry (उद्योग)
• Small Business (लघु व्यवसाय)
• Presentations (प्रस्तुतियाँ)
• Orientation (ओरिएंटेशन)
• Design Sets (डिज़ाइन सेट)
• 4:3 (स्लाइड अनुपात)
• Media (मीडिया)
• Nature (प्रकृति)
• Marketing (विपणन)

पावरपॉइंट में काम करना  (Working with the PowerPoint environment)

PowerPoint 2010 या 2007 उपयोगकर्ता को PowerPoint 2013 बिल्कुल पुराने जैसा  लगेगा। इसका कारण यह है कि नए संस्करण में भी रिबन (Ribbon) और क्विक एक्सेस टूलबार (Quick Access Toolbar) जैसी पुरानी सुविधाओं को ही रखा गया है।

इसके अतिरिक्त, बैकस्टेज व्यू (Backstage View) में वे सभी सामान्य कमांड दिए गए हैं, जिनकी सहायता से प्रेजेंटेशन से संबंधित अधिकतर कार्य आसानी से किया जा सकता हैं।

Backstage view

बैकस्टेज व्यू में हमें अपनी प्रेजेंटेशन को सेव, खोलने, प्रिंट करने और शेयर करने के लिए विभिन्न विकल्प मिलते है।

बैकस्टेज व्यू का उपयोग कैसे करें (How to access Backstage view)

• रिबन पर File tab पर क्लिक करें।
• Backstage view दिखाई देगा।

प्रेजेंटेशन क्या है? (What is Presentation?)

PowerPoint की फ़ाइलों को प्रेजेंटेशन (Presentation) कहा जाता है। जब भी आप PowerPoint में कोई नया प्रोजेक्ट शुरू करते हैं, तो आपको एक नई प्रेजेंटेशन बनानी होती है। यह प्रेजेंटेशन या तो Blank (खाली) या Template (साँचे) से बनाई जा सकती है।

Creating New Presentation-

जब पहली बार PowerPoint 2013 खोलते हैं, तो स्टार्ट स्क्रीन दिखाई देगी। यहां से, एक नई प्रस्तुति बना सकते हैं,  टेम्पलेट चुन सकते हैं और हाल ही में बने  प्रेजेंटेशन में सुधार भी कर सकते हैं|

• सबसे पहले स्टार्ट स्क्रीन में, Blank Presentation खोज कर उसे सिलेक्ट करे|
• एक नई प्रस्तुति दिखाई देगी।

नई प्रेजेंटेशन बनाने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करें:

1.  File Tab पर क्लिक करें –> इससे Backstage View खुल जाएगा -> बाईं ओर New विकल्प पर क्लिक करें।

2.  अब हमारे पास दो विकल्प होंगे:

    – Blank Presentation – पूरी तरह खाली प्रेजेंटेशन शुरू करने के लिए।

    – Theme या Template – पूर्व-निर्धारित डिज़ाइन से प्रेजेंटेशन शुरू करने के लिए।

3.  अपना विकल्प चुनते ही एक नई प्रेजेंटेशन खुल जाएगी।

पहले से बने पुराने प्रेजेंटेशन कैसे खोलें (How to open an existing presentation)

सबसे पहले बैकस्टेज व्यू पर जाने के लिए File Tab का चयन करें -> Open पर क्लिक करें -> इसके बाद Computer का चयन करें, फिर Browse पर क्लिक करें। और जिस लोकेशन फोल्डर में आपकी प्रेजेंटेशन सेव है सलेक्ट कर लें

हम OneDrive पर सेव फ़ाइलों को खोलने के लिए OneDrive (जिसे पहले SkyDrive के नाम से जाना जाता है) चुन सकते हैं।

Open डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा -> Open डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। अपनी प्रस्तुति (Presentation) का पता लगाएँ और चुनें, फिर Open पर क्लिक करें।

नोट: यदि आपने हाल ही में वांछित प्रस्तुति (Presentation) खोला है, तो आप फ़ाइल की खोज के बजाय अपने Recent Presentations को ब्राउज़ कर सकते हैं।

प्रेजेंटेशन को पिन कैसे करें? (How to Pin a Presentation)

यदि हम एक ही प्रेजेंटेशन पर बार-बार काम करते हैं, तो उसे पिन (Pin) करके हमेशा शीर्ष पर रख सकते हैं:

1.  File Tab → Open पर जाएँ। आपको Recent Presentations की सूची दिखेगी।

2.  जिस प्रेजेंटेशन को पिन करना है, उस पर माउस घुमाएँ –> उसके बगल में पुशपिन आइकन (Pushpin 🔖) दिखेगा।

3.  उस आइकन पर क्लिक करें – प्रेजेंटेशन पिन हो जाएगी और हमेशा सूची में बनी रहेगी।

4.  अनपिन करने के लिए उसी पुशपिन आइकन पर पुनः क्लिक करें।

नोट: आप फ़ोल्डर को भी इसी प्रकार पिन कर सकते हैं – File → Open → फ़ोल्डर ढूँढकर पुशपिन आइकन पर क्लिक करें।

टेम्पलेट (Template)

टेम्पलेट (Template) एक पूर्व-निर्धारित प्रेजेंटेशन होता है, जिसमें पहले से ही डिज़ाइन, फ़ॉर्मेटिंग और लेआउट मौजूद होता है। टेम्पलेट के सहायता से प्रेजेंटेशन बनाने से बहुत समय बचाता है।

टेम्पलेट से नई प्रेजेंटेशन बनाने के चरण:

 बैकस्टेज व्यू तक पहुंचने के लिए File Tab पर क्लिक करें।

File Tab → New पर क्लिक करें। ->   अब :

-> सुझाए गए टेम्पलेट्स में से कोई चुनें, या

-> Search Bar में टाइप करके विशिष्ट टेम्पलेट ढूँढें (जैसे “Business Presentation”) ->  कोई एक टेम्पलेट चुनें ->  Create बटन पर क्लिक करें।
 चुने गए टेम्पलेट के आधार पर एक नई प्रेजेंटेशन तैयार हो जाएगी।

 नई प्रेजेंटेशन बनाना  – File → New → Blank Presentation / Theme

 मौजूदा प्रेजेंटेशन खोलना – File → Open → Computer → Browse → Open

 हाल ही में बनी प्रेजेंटेशन खोलना-  File → Open → Recent Presentations

 प्रेजेंटेशन पिन करना-  File → Open → पुशपिन आइकन 🔖 पर क्लिक करें

 टेम्पलेट से बनाना-  File → New → टेम्पलेट चुनें → Create

– File Tab पर क्लिक करने पर → Backstage View खुलता है

– नई प्रेजेंटेशन बनाने के लिए New,पहले से बनी  खोलने के लिए Open

– पिन (Pin) का अर्थ – बार-बार उपयोग होने वाली फ़ाइल को शीर्ष पर रखना