M.S Excel, Spreadsheet basics

MS excel:-

यह ऑफिस पैकेज का एक भाग है। यह एक स्प्रेडशीट एप्लिकेशन है, जिसमें कागज़ पर किए जाने वाले अकाउंटिंग तथा डेटा संबंधी कार्यों को कंप्यूटर में दर्ज करके उनके आँकड़ों का विश्लेषण किया जाता है। इसमें Rows (पंक्तियाँ) और Columns (स्तंभ) होते हैं, जिनके मिलकर एक Cell बनता है। एक Worksheet में अनेक Cells होते हैं। प्रत्येक Cell एक इकाई के रूप में कार्य करता है, जिसमें डेटा एंट्री की जाती है।

हर Cell का एक Address होता है, जो Column के Letter तथा Row के Number से मिलकर बनता है। Column के लिए Alphabetic Letters तथा Row के लिए Numbers का प्रयोग किया जाता है। MS Excel का उपयोग बड़े डेटा को संग्रहित करने एवं उसका विश्लेषण करने के लिए किया जाता है।

वर्कबुक (Workbook):

यह MS Excel की फाइल होती है, जिसमें एक से अधिक Worksheets एवं Charts हो सकते हैं। Workbook का नाम ही फाइल का नाम होता है तथा इसका एक्सटेंशन .xlsx होता है। जब Workbook को बंद किया जाता है, तब उसमें मौजूद सभी Worksheets भी स्वतः बंद हो जाती हैं।

वर्कशीट (Worksheet):

वर्कशीट में विभिन्न Rows और Columns की संरचना होती है, जिसमें डेटा दर्ज किया जाता है। वर्कशीट के नाम सामान्यतः Sheet1, Sheet2 आदि होते हैं, जिन्हें अपनी सुविधा अनुसार बदला जा सकता है। Insert Menu में जाकर Sheet विकल्प पर क्लिक करके नई Worksheet जोड़ी जा सकती है।

Excel के पुराने संस्करणों में Columns की संख्या 256 तथा Rows की संख्या 16384 होती थी, जबकि नए संस्करणों में Columns की संख्या 16384 तथा Rows की संख्या 1048576 होती है। Excel 2013 में केवल एक Worksheet डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई देती है, जबकि पुराने संस्करणों में 3 Worksheets उपलब्ध रहती थीं। आवश्यकता पड़ने पर नई Worksheets जोड़ी जा सकती हैं।

वर्कबुक के नीचे दाईं ओर Workbook View बदलने के लिए विभिन्न विकल्प उपलब्ध होते हैं।

शीट में डेटा डालना:

एक Worksheet में अनेक Cells होते हैं। जिस Cell में डेटा डालना हो, उस पर क्लिक करते हैं, जिससे Cursor उस Cell पर आ जाता है तथा Address Bar में उसका पता दिखाई देने लगता है। इसके बाद Keyboard की सहायता से आवश्यक सामग्री (Matter/Data) टाइप की जाती है।

डेटा टाइप (Data Types):

Excel में निम्न प्रकार के डेटा टाइप किए जा सकते हैं —

1. जनरल (General):

इस डेटा टाइप वाले Cell में सभी प्रकार के डेटा स्टोर किए जा सकते हैं, जैसे — Alphabet, Number, Symbol, Date, Time आदि। यह Excel का डिफ़ॉल्ट डेटा टाइप होता है।

2. टेक्स्ट (Text):

Cell में Text Matter भरने के लिए इस प्रॉपर्टी का उपयोग किया जाता है। इस प्रकार के Cell में Numbers भी दर्ज किए जा सकते हैं, लेकिन उन अंकों पर कोई Calculation नहीं होता, क्योंकि Excel उन्हें Text के रूप में मानता है।

3. डेट (Date):

Cell में Date भरने के लिए इस डेटा टाइप का प्रयोग किया जाता है। Date के Format को आवश्यकता अनुसार बदला जा सकता है।

4. टाइम (Time):

Cell में Time भरने के लिए इस डेटा टाइप का उपयोग किया जाता है। Time के Format को भी बदला जा सकता है।

5. परसेंटेज (Percentage):

इस विकल्प का उपयोग करने पर Number प्रतिशत (%) के रूप में दिखाई देते हैं। Cell में स्वतः प्रतिशत का Symbol (%) जुड़ जाता है।

6. साइंटिफिक (Scientific):

इस डेटा टाइप में संख्याएँ 10 की घात (Power of 10) के रूप में प्रदर्शित होती हैं। इसका उपयोग बहुत बड़ी या बहुत छोटी संख्याओं को दर्शाने के लिए किया जाता है।

सेल सिलेक्ट करना (Selecting Cells):

जिस Cell को Select करना होता है, उस पर Mouse से Click करते हैं। चयनित Cell के चारों ओर Border दिखाई देता है तथा संबंधित Column और Row Heading Highlight हो जाती हैं।

एक से अधिक Cells को Select करने के लिए Mouse का Left Button दबाकर आवश्यक स्थान तक Mouse को Drag किया जाता है।

सेल में डेटा एंटर करना (Entering Data in a Cell):

किसी भी Cell में Text, Number, Formula आदि दर्ज किए जा सकते हैं। डेटा दर्ज करने के लिए संबंधित Cell पर Click करते हैं, जिससे Cursor उस Cell में आ जाता है, फिर Keyboard की सहायता से डेटा टाइप किया जाता है।

Cell में डेटा दूसरी Cell, दूसरी Worksheet या दूसरी Workbook से Copy करके Paste भी किया जा सकता है।

कॉलम की चौड़ाई एवं Row की ऊँचाई बदलना:

Column Heading या Row Heading पर Mouse ले जाने पर जब Mouse Pointer Double Arrow के रूप में दिखाई देने लगे, तब Mouse का Left Button दबाकर Column की Width या Row की Height को घटाया या बढ़ाया जा सकता है।

किसी Cell में डेटा भरने के बाद यदि अंक ##### के रूप में दिखाई दें, तो इसका अर्थ है कि Cell की चौड़ाई कम है।

Column की चौड़ाई बढ़ाने पर डेटा सही प्रकार से दिखाई देने लगता है।

Mouse से Column Heading की सीमा पर Double Click करने पर Column की चौड़ाई स्वतः (AutoFit) समायोजित हो जाती है।

फाइल में Worksheet का नाम बदलना (Renaming a Worksheet):

जिस Workbook में Worksheet है, उसे खोलें और नीचे दिखाई देने वाले Worksheet Name पर Right Click करें।

Drop-down Menu में से Rename विकल्प पर Click करें।

अब Cursor नाम वाली जगह पर आ जाएगा। वहाँ नया नाम टाइप करके Enter दबाएँ।

सेल कंटेंट को कॉपी एवं पेस्ट करना (Copy and Paste Cell Content):

1.जिस Cell को Copy करना हो, उसे Select करें। इसके बाद Edit Menu में जाकर Copy विकल्प पर Click करें या Shortcut Key Ctrl + C दबाएँ।

2.अब जिस Cell में डेटा Paste करना हो, उस पर Click करें और Edit Menu में जाकर Paste विकल्प चुनें या Shortcut Key Ctrl + V दबाएँ।

3.Cell Select करने के बाद उसके चारों ओर एक Border दिखाई देता है।

इस Border के कोने (Corner) को Drag करके Cell के Content को अन्य Cells में Copy किया जा सकता है।

डेटा रीजन (Data Region):

Cells का ऐसा समूह, जिसमें सभी Cells में डेटा भरा होता है तथा उसके चारों ओर खाली Cells होते हैं, उसे Data Region कहते हैं।

वर्कशीट में कर्सर को मूव करना (Moving the Cursor in a Worksheet):

1. Arrow Keys (एरो की):
   इन Keys का उपयोग Cursor को ऊपर (Up), नीचे (Down), बाएँ (Left) तथा दाएँ (Right) ले जाने के लिए किया जाता है।
2. Home Key:
   इस Key को दबाने पर Cursor वर्तमान Row के पहले Column में चला जाता है।
3. Ctrl + Home:
   इस Key Combination को दबाने पर Cursor Worksheet की शुरुआत अर्थात पहले Cell (A1) में पहुँच जाता है।
4. Ctrl + End:
   इस Key Combination को दबाने पर Cursor Worksheet के अंतिम उपयोग किए गए Cell में चला जाता है।
5. Page Down:
   इस Key को दबाने पर Cursor एक Screen नीचे चला जाता है।
6. Page Up:
   इस Key को दबाने पर Cursor एक Screen ऊपर चला जाता है।
7. Ctrl + Page Up:
   इस Key Combination को दबाने पर पिछली (Previous) Worksheet खुल जाती है।
8. Ctrl + Page Down:
   इस Key Combination को दबाने पर अगली (Next) Worksheet खुल जाती है।
9. Alt + Page Up:
   इस Key Combination को दबाने पर Worksheet एक Screen बाईं ओर चली जाती है।
10. Alt + Page Down:
    इस Key Combination को दबाने पर Worksheet एक Screen दाईं ओर चली जाती है।