फंक्शन (Functions)
MS Excel में पहले से बने हुए तैयार Formula को Function कहा जाता है।
Functions का उपयोग गणना को सरल, तेज़ और कम त्रुटिपूर्ण बनाने के लिए किया जाता है।
उदाहरण के लिए, यदि C1 से C5 तक की संख्याओं का योग निकालना हो, तो सामान्य Formula इस प्रकार लिखा जा सकता है —
=C1+C2+C3+C4+C5
लेकिन इसी कार्य को आसान तरीके से Function की सहायता से इस प्रकार लिखते हैं —
=SUM(C1:C5)
यहाँ C1:C5 को Cell Range कहा जाता है।
फंक्शन का उपयोग (Uses of Functions)
MS Excel में Functions का उपयोग बड़ी मात्रा में डेटा पर तेज़ी से और सही गणना करने के लिए किया जाता है। इनके उपयोग से समय की बचत होती है तथा जटिल गणनाएँ आसानी से की जा सकती हैं। Excel में सैकड़ों Functions उपलब्ध हैं, जिनका उपयोग गणितीय, सांख्यिकीय, तार्किक, वित्तीय तथा Date एवं Time संबंधी कार्यों के लिए किया जाता है।
प्रमुख Functions
1. SUM( )
यह एक गणितीय Function है, जो दी गई Cell Range का योग (Total) निकालता है।
उदाहरण:
=SUM(C1:C5)
यह C1 से C5 तक की सभी संख्याओं का योग निकालेगा।
=SUM(C3,C6,C9)
यह केवल C3, C6 और C9 Cells का योग निकालेगा।
=SUM(C3:C6,C9:C12)
यह दोनों Range का कुल योग निकालेगा।
2. ABS( )
यह Function किसी संख्या का Absolute Value (धनात्मक मान) लौटाता है।
उदाहरण:
=ABS(-9)
परिणाम → 9
3. AVERAGE( )
यह Function दिए गए Numbers या Cell Range का औसत (Average) निकालता है।
उदाहरण:
=AVERAGE(C1:C5)
=AVERAGE(C3,C6,C9)
4. SQRT( )
यह Function किसी संख्या का Square Root (वर्गमूल) निकालता है।
उदाहरण:
=SQRT(9)
परिणाम → 3
5. POWER( )
यह Function किसी संख्या की घात (Power) निकालता है।
उदाहरण:
=POWER(4,2)
अर्थात 4² = 16
6. ODD( )
यह Function किसी संख्या को निकटतम विषम (Odd) संख्या में बदल देता है।
उदाहरण:
=ODD(2)
परिणाम → 3
7. EVEN( )
यह Function किसी संख्या को निकटतम सम (Even) संख्या में बदल देता है।
उदाहरण:
=EVEN(5)
परिणाम → 6
8. FACT( )
यह Function किसी धनात्मक संख्या का Factorial निकालता है।
उदाहरण:
=FACT(4)
परिणाम → 4×3×2×1 = 24
9. INT( )
यह Function किसी दशमलव संख्या को उसके निकटतम छोटी पूर्ण संख्या (Integer) में बदल देता है।
उदाहरण:
=INT(4.9)
परिणाम → 4
10. MOD( )
यह Function भाग देने पर प्राप्त शेषफल (Remainder) लौटाता है।
उदाहरण:
=MOD(13,2)
परिणाम → 1
यहाँ 13 को 2 से भाग देने पर शेष 1 बचता है।
11. MAX( )
यह Function दिए गए Numbers या Cell Range में से सबसे बड़ी संख्या लौटाता है।
उदाहरण:
=MAX(19,16,3,18)
परिणाम → 19
12. MIN( )
यह Function दिए गए Numbers या Cell Range में से सबसे छोटी संख्या लौटाता है।
उदाहरण:
=MIN(19,16,3,18)
परिणाम → 3
=MIN(C1:C10)
13. EXP( )
यह Function किसी संख्या की e Power का मान लौटाता है।
यहाँ e एक गणितीय स्थिरांक (लगभग 2.71828) है।
उदाहरण:
=EXP(1)
परिणाम → 2.71828
Date एवं Time Functions
1. DAY( )
यह Function किसी Date का दिन (Day) बताता है।
उदाहरण:
=DAY(“13-01-2021”)
परिणाम → 13
ध्यान दें: यह दिन का नाम (जैसे बुधवार) नहीं, बल्कि दिन की संख्या लौटाता है।
2. DATE( )
यह Function Year, Month और Day को मिलाकर एक पूर्ण Date बनाता है।
उदाहरण:
=DATE(2021,1,13)
परिणाम → 13-01-2021
3. NOW( )
यह Function सिस्टम की वर्तमान Date और Time दोनों लौटाता है।
उदाहरण:
=NOW()
4. TODAY( )
यह Function सिस्टम की वर्तमान Date लौटाता है।
उदाहरण:
=TODAY()
नोट:
- सभी Functions हमेशा = चिन्ह से शुरू होते हैं।
- Function के नाम अंग्रेज़ी में और बड़े अक्षरों (Capital Letters) में लिखना बेहतर माना जाता है।
- Cell Range लिखते समय : (Colon) का प्रयोग किया जाता है।
उदाहरण: A1:A10
फंक्शन विजार्ड (Function Wizard)
MS Excel में Function Wizard की सहायता से भी Functions आसानी से Insert किए जा सकते हैं। यह सुविधा Step-by-Step निर्देश प्रदान करती है, जिससे उपयोगकर्ता बिना पूरा Formula याद किए भी Function लगा सकता है।
विधि:
- जिस Cell में Function डालना हो, उसे Select करें।
- Formula Tab में जाकर Insert Function विकल्प पर Click करें।
- Function Dialog Box खुल जाएगा।
- इसमें आवश्यक Function चुनें।
- फिर दिए गए निर्देशों के अनुसार आवश्यक Values या Cell Range भरें।
- अंत में OK Button पर Click करें।
- चयनित Cell में Function Insert हो जाएगा और परिणाम दिखाई देगा।
Function Wizard विशेष रूप से नए विद्यार्थियों के लिए उपयोगी होता है, क्योंकि इसमें Functions की सूची और उनका उपयोग आसानी से समझाया जाता है।
फिल्टर (Filter)
Filter का उपयोग केवल उन Records को दिखाने के लिए किया जाता है, जो दिए गए Criteria (शर्त) से मेल खाते हैं। जो Records Criteria से मेल नहीं खाते, वे अस्थायी रूप से छिप जाते हैं।
इसका उपयोग बड़े डेटा में आवश्यक जानकारी को जल्दी खोजने के लिए किया जाता है।
विधि:
- जिस Data Range पर Filter लगाना हो, उसे Select करें।
- Data Tab में जाकर Sort & Filter विकल्प पर Click करें।
- अब Filter विकल्प पर Click करें।
- प्रत्येक Column Heading के साथ Drop-down Arrow दिखाई देने लगेगा।
- जिस Column के अनुसार डेटा Filter करना हो, उसके Drop-down Arrow पर Click करें।
- आवश्यक Field को Select रहने दें तथा बाकी Fields के Check Box हटा दें।
- OK पर Click करें।
अब केवल वही Records दिखाई देंगे, जो चुने गए Criteria से मेल खाते हैं।
नोट:
- Filter हटाने के लिए पुनः Filter विकल्प पर Click करें।
- Filter लगाने से डेटा Delete नहीं होता, केवल अस्थायी रूप से Hide होता है।