Unit II-Accounting voucher and Transactions

Accounting Voucher :- 

किसी व्यवसाय के लेखांकन accounting, इन्वेंट्री  प्रबंधन और क़ानूनी आवयकताओं statutory compliance उद्देश्य के लिए से लेनदेन को लगातार रिकॉर्ड किया जाना आवश्यक है।  ऐसा करने के लिए टैली में विभिन्न वाउचर का  उपयोग किया जाता है।

 वाउचर का उपयोग किसी संगठन या व्यवसाय के लेखा विभाग द्वारा पर किया जाता है। वाउचर का उपयोग  व्यवस्थित रूप से चालान, खरीद आदेश, प्रमाण पत्र इत्यादि और दुसरी जानकारी  जिनका उपयोग भुगतान के लिए किया गया हो  को संधारित/ सुरक्षित/संकलन के लिए किया जाता है।

टैली  इआरपी ९ में मुख्‍य रूप से वाउचर को दो श्रेणियों में  विभाजित किया जाता है।

इन्वेंट्री वाउचर और                                      अकाउंटिंग वाउचर  

Accounting Vouchers Types:-

टैली ईआरपी 9 में कई प्रकार के अकाउंटिंग वाउचर हैं जो विभिन्न महत्वपूर्ण अकाउंटिंग कार्यों को निष्पादित करने में मदद करते हैं। सामान्यतया  निम्न वाउचर का उपयोग टैली में किया जाता है

• Sales Voucher F8 – बिक्री वाउचर टैली में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले अकाउंटिंग वाउचर में से एक है।
  • इस वाउचर को दो अलग-अलग स्वरूपों में बना सकते हैं; as invoice चालान, या  as a voucher. के रूप में।
  • as invoice चालान प्रारूप उपयोगकर्ताओं को ग्राहकों के लिए चालान की एक प्रति प्रिंट करने में सक्षम बनाता है। वाउचर प्रारूप का उपयोग इलेक्ट्रॉनिक रूप से लेन-देन के रिकॉर्ड को संग्रहीत करने के लिए किया जा सकता है और इसके लिए ग्राहक के लिए एक पेपर कॉपी की आवश्यकता नहीं होती है।
• Purchase Voucher F9- सेल  वाउचर की तरह, पर्चेस  वाउचर एकाउंटिंग कैटेगरी से संबंधित है । यह चालान/इनवॉइस  और वाउचर दोनों फार्मेट में उपलब्ध है।
  • टैली में रसीद को इंट्री  करना और संशोधित करना आसान है। इसके वाउचर का प्रारूप एकाउंटेंट को जल्दी इंट्री करने में मदद करता है। इसके अलावा, टैली पर्चेस वाउचर को इनवॉइस फार्मेट से वाउचर फर्मेंट  में बदलने में भी मदद करता है।
• Payment Voucher F5  – पेमेंट  वाउचर टैली में एक और अकाउंटिंग वाउचर है जो ऑर्डर के चेक बनाने और प्रिंट करने में मदद करता है। एक बार भुगतान वाउचर पास हो जाने के बाद, संबंधित चेक को ‘बैंकिंग’ और फिर ‘चेक प्रिंटिंग’ पर क्लिक करके प्रिंट किया जा सकता है।
• Receipt Voucher F6 – जब एकाउंटेंट टैली में रेसिट  वाउचर बनाते हैं, तो वे सभी चालान जिनका भुगतान लंबित है, एक रिमाइंडर  के रूप में पॉपअप होकर सामने आते  है।
  • जैसे ही ग्राहक किसी भी माध्यम से भुगतान करता है, रसीद को भुगतान विधि के विवरण के साथ अपडेट किया जा सकता है। साथ ही इस रसीद की पूरी जानकारी ग्राहक को भेजी जा सकती है. रेसिट  वाउचर भुगतान की मॉनिटरिंग को आसान बनाते हैं।
• Contra Voucher  F4-  कॉन्ट्रा वाउचर का उपयोग, चेक/एटीएम/डीडी या एनईएफटी/आईएमपीएस के माध्यम से, अपने किसी अन्य खाते में ई-ट्रांसफर, बैंक से कैश के लिए पैसा निकालने या कैश खाते से बैंक में जमा करने के लिए किया जाता है।
  • टैली में कॉन्ट्रा वाउचर की मदद से अकाउंटेंट रिकॉर्ड कीपिंग के लिए डिपॉजिट स्लिप भी जेनरेट कर सकते हैं।
• Journal Voucher  F7- अन्य वाउचर के विपरीत, टैली में जर्नल वाउचर अकाउंटिंग और इन्वेंट्री वाउचर दोनों की कैटेगरी में  आ सकता है। व्यवसाय के प्रकार के अनुसार टैली में जर्नल वाउचर के कई उपयोग किये जा सकते हैं।
  • बिक्री और खरीद करने के लिए इसे टैली में इसे एक वैकल्पिक वाउचर के रूप में  उपयोग किया जा सकता है। इसका उपयोग स्टॉक को एक गोदाम से दूसरे गोदाम में स्थानांतरित करने के लिए भी कर सकते हैं।
• Credit Note Voucher
• Debit Note Voucher

Account Invoice transaction ––  

Tally मे Sales Entry के लिए हम Sales Voucher का उपयोग करते है। Sales Voucher मे Sales entry के लिए Item Invoice mode और Accounting Invoice mode इन दो मोड का इस्तेमाल कर सकते है।

Item Invoice mode : 

जब हम कोई आइटम की बिक्री करते है और उन्हे एंट्री मे रिकार्ड करना चाहते है, तब हम इस Item Invoice Mode का उपयोग करते है। इस मोड का उपयोग करते समय आपको एक बात का ध्यान देना है कि बेची गयी वस्तुओं की संख्या और प्रति दर की कीमत होनी चाहिए।

SalesVoucher मोड से Item Invoice mode बदलने के लिए हम Gateway of Tally > Voucher > F8 – Sales > CTRL + H or Change mode > Item Invoice मे जाएंगे।

Accounting Invoice mode:

जब बिना आइटम के बिक्री की एंट्री को रिकार्ड करना चाहते है तब हम Accounting Invoice Mode का इस्तेमाल करते है।

इस मोड का उपयोग ज्यादातर सेवा (Services) देते समय या सेवा प्रदान करनेवाली कॉम्पनियों द्वारा किया जाता है।

इस मोड एक्सेस करना के लिए 

Gateway of Tally > Voucher > F8 – Sales > CTRL + H or Change mode > Accounting Invoice मे जाए।