Group:-
ग्रुप एक ही प्रकृति के लेज़रों का संग्रह हैं । एकाउंट ग्रुप को लेजर खातों के क्रमबद्ध वर्गीकरण करने के लिए बनाया जाता है।
टैली में लेजर को २८ पूर्व निर्मित ग्रुप या स्वयं के बनाये ग्रुप के अंडर क्रिएट करते है। इसके कारण ही टैली में सार्थक रिपोर्ट बनती है। अपने से बनाये गए ग्रुप भी टैली में पूर्व से बने २८ स्थाई ग्रुप के अंडर ही बनाये जाते है
Create:-
टैली में निम्न प्रक्रिया से ग्रुप बनाते है –
Gateway of Tally में जायें -> Accounts Info में -> Groups के अंदर -> Single Group के अंदर -> Create पर क्लिक करें
Display
पहले से बने हुए ग्रुप को प्रदर्शित करने के लिए डिस्प्ले आप्शन का उपयोग करते है
Gateway of Tally -> Accounts Info -> Go to Group -> Single Group -> display
Alter
बने ग्रुप में सुधार लेने के लिए इस आप्शन का प्रयोग करेंगे –
Gateway of Tally -> Accounts Info -> Go to Group -> Single Group -> Alter
To delete a group
अपने से बनाये ग्रुप को मिटाने के लिये निम्न प्रक्रिया अपनायें –
1. Go to Gateway of Tally > Accounts Info. > Groups. > single group
3. प्रदर्शित समूहों की सूची में से ग्रुप का नाम चयन करें जिसे डिलीट करना हो
4. Click D: Delete.
5. Click Yes to confirm deletion.
Note: किसी ग्रुप को तबतक डिलीट महिंद्रा सकते जब तक
♦ ग्रूप में सब ग्रुप बना है। तो पहले सब ग्रुप डिलीट करें।
♦ उस ग्रुप के अंदर कोई लेजर जुड़ा है।
♦ ग्रुप पहले से बने २८ मास्टर ग्रुप में से एक है।
Ledger (खाताबही ):–
Accounting करते वक़्त अलग-अलग चरण का पालन करते हैं। पहले चरण में व्यापार के सारे लेन-देनों को Journal या Subsidiary Books में दर्ज किया जाता है, जिसे हम Journal Entry कहते हैं।
Journal में दैनिक लेनदेन को को क्रमबद्ध रूप में दर्ज किया जाता है। लेकिन किसी विशेष खाते की जानकारी हमें Journal से नहीं मिलती।
Journal Entry करने के बाद हम इसकी posting करते हैं- posting का मतलब होता है shift करना या transfer करना एक particular account या head में ।
पोस्टिंग में एक ही प्रकृति के लेनदेन को एक ही जगह रख कर उनका एक खाता बना दिया जाता है। इसे ही Ledger कहते हैं । ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि एक account से सम्बंधित सारे लेन-देनों की जानकारी एक बार में एक जगह ही मिल जाये।
Ledger बहुत ही उपयोगी बही है जो किसी भी व्यवसाय के लिए बहुत ज़रूरी है। इसे book of final entry भी कहते हैं क्योंकि लेनदेन को पहले Journal या Subsidiary Books में दर्ज किया जाता है फिर अंत में उसे Ledger में दर्ज कर दिया जाता है।
L.C Cropper के अनुसार –
“The book which contains a classified and permanent record of all the transactions of a business is called the Ledger.”
“वह पुस्तक जिसमें किसी व्यवसाय के सभी लेन-देन का एक वर्गीकृत और स्थायी रिकॉर्ड होता है, खाता बही लेजर कहलाती है।”
Ledger खाताबही की आवश्यकता और महत्व:–
- Easy Availability of Information (सूचनाओं की सरलता से प्राप्ति) –
- Preparation of Trial Balance and Final Accounts (तलपट और अन्तिम खाते का निर्माण) –
- Knowledge of Capital, Assets and Liabilities (पूँजी, सम्पत्तियों और दायित्वों की जानकारी) –
- It save Time (समय की बचत) –
- Legal Proof (वैधानिक प्रमाण) –
टैली स्वयं से दो लेजर खाते बनाता है, पहला लाभ और हानि खाता profit & loss account। दूसरा कैश इन हैंड खाता।
व्यवसाय की आवश्यकताओं के अनुसार, हम दूसरे और खाताबही बना सकते हैं। हम टैली में दूसरा लाभ और हानि खाता नहीं बना सकते हैं।
टैली में लेजर बनाने के दो प्रचलित तरीक़े है:-
- Single Ledger आप्शन से
- Multiple Ledgers आप्शन से
- वाउचर इंट्री करते समय भी ALT + C एक साथ दबा कर लेजर बना सकते है
जब हमें 1 या 2 लेजर बनाने की आवश्यकता होती है, तो हम इसे सिंगल लेजर विकल्प की मदद से बना सकते हैं।
जब हमें अधिक लेज़र बनाने की आवश्यकता होती है, तो हम इसे मल्टीपल लेज़र नामक एक विकल्प की मदद से आसानी से बना सकते हैं।
Step 1 : Gateway of Tally में -> Accounts Info के अंदर -> Ledger में जायें -> Single Ledger के अंदर -> Create आप्शन पर क्लिक करें
Step 2: स्क्रीन में खुली लेजर क्रियेशन स्क्रीन में चाही गई जानकारी भरें।
Name : पहले बॉक्स में लेज़र का नाम टाइप/ दर्ज करते है। उदाहरण के लिए, फर्नीचर A/c; पार्टी का लेजर एकाउंट (बिक्री). डुप्लिकेट नाम नहीं रखे जा सकते है।
- Under: प्रत्येक लेजर किसी न किसी ग्रुप के अंतर्गत बनाया जाता है । टैली में २८ स्थाई ग्रुप बनाये गए है। प्रत्येक लेजर इन्ही ग्रुप या सबग्रुप के अंतर्गत बनेगा। उदाहरण के लिए, फ़र्नीचर A/c स्थायी संपत्ति समूह (Fixed Assets group )के अंतर्गत होगा और पार्टी का खाता बही खाता (बिक्री) Sundry debtors के अधीन होगा क्योंकि वे receivables हैं जिन्हें कंपनी भविष्य के समय पर प्राप्त करेगी। इसके नियम बहुत सरल है, हमें बस उस समूह का चयन करना है जो खाता बही की प्रकृति के अनुसार हों
Display
पहले से बने लेजर की सूची इस आप्शन से देख सकते है
Gateway of Tally -> Accounts Info -> Go to Ledger -> Single Ledger -> display
Alter
इस आप्शन से बने हुए लेजर में सुधार किया जाता है
Gateway of Tally -> Accounts Info -> Go to Ledger -> Single Ledger -> Alter