Group Company:-
Tally में Group Company बनाने से एक ही समय में कई कंपनियों के डेटा को मैनेज कर सकते हैं।
Tally में Group Company बनानां ->
Tally प्रोग्राम ओपन करें -> Tally ERP 9 या Tally Prime को ओपन करें। ->Company Creation Mode में जाएं -> Alt + F3 दबाएं (Tally ERP 9 में) या F3 (Tally Prime में)। -> “Create Company” विकल्प चुनें।
Group Company का नाम टाइप करें -> “Group Company Name” फील्ड में अपने ग्रुप का नाम डालें (जैसे: “My Business Group”)।
Directory सेट करें -> “Data Directory” वह पाथ सेलेक्ट करें जहाँ सभी कंपनियों का डेटा सेव होगा (जैसे: D:\TallyData).
Group Company का ऑप्शन चुनें -> “Is this a Group Company?” के आगे “Yes” सेलेक्ट करें।
कंपनी डिटेल्स भरें ->
- Mailing Name, Address, State, PIN Code, आदि भरें। ->Financial Year और Books Beginning From डेट सेट करें। ->सेव करें -> Enter दबाकर कंफर्म करें।
Group Company में अलग-अलग कंपनियाँ जोड़ना :-
Alt + F3 (Tally ERP 9) या F3 (Tally Prime) दबाकर “Create Company” चुनें।
- Group Company Name” में अपना पहले बना ग्रुप सेलेक्ट करें (जैसे: My Business Group)। -> नई कंपनी का नाम, डिटेल्स और डायरेक्टरी भरें (ध्यान रखें कि डेटा उसी ग्रुप फोल्डर में सेव हो)। -> Save करें।
Tally Vault:-
Tally Vault एक सुरक्षा फीचर है जो Tally में कंपनी के डेटा को पासवर्ड-प्रोटेक्टेड एन्क्रिप्टेड फॉर्मेट में सेव करता है। इसका उपयोग अनधिकृत एक्सेस को रोकने के लिए किया जाता है।
टैलीवॉल्ट में किसी नए उपयोगकर्ता का पासवर्ड नहीं स्टोर रखा जाता है। यह एडवांस एल्गोरिथ्म की सहायता से बिना कम्प्यूटर में स्टोर किया गए पासवर्ड से भी नए उपयोगकर्ता को लॉगिन होकर काम करने देता है। डेटा का डिक्रिप्टेड रूप भी सिस्टम पर स्टोर नहीं होता है। यह डाटा की सुरक्षा का सर्वश्रेष्ठ तरीका है।
टैली वाल्ट का उपयोग निम्न प्रक्रिया से किया जा सकता है :-
1. Tally Vault Enable करना (कंपनी बनाते समय)
- Tally में Alt + F3 (Tally ERP 9) या F3 (Tally Prime) दबाकर “Create Company” चुनें।
- “Use Tally Vault Features” पर Yes सेलेक्ट करें।
- एक Tally Vault Password सेट करें (कम से कम 8 करैक्टर का)।
- कंपनी की बाकी डिटेल्स भरकर सेव करें।
2. पहले से बनी कंपनी में Tally Vault Enable करना
- F3 > Company Info > Alter > अपनी कंपनी चुनें।
- “Use Tally Vault Features” पर Yes करें और पासवर्ड डालें।
- सेव करने के बाद कंपनी का डेटा एन्क्रिप्टेड हो जाएगा।
- Tally Vault पासवर्ड भूलने पर डेटा रिकवर नहीं होता।
एडमिन के अलावा कोई भी डेटा नहीं देख सकता।
Tally Prime और Tally ERP 9 दोनों में यह फीचर उपलब्ध है।
Tally Audit :-
Tally Audit एक फीचर है जो कंपनी के फाइनेंशियल डेटा में किए गए सभी बदलावों (एडिट, डिलीट, एड) को ट्रैक करता है। यह ऑडिट ट्रेल (Audit Trail) बनाता है, जिससे आप जान सकते हैं कि किसने, कब और क्या बदलाव किया।
Tally Audit का उपयोग :- फ्रॉड/गलतियों को पकड़ने के लिए, कंपनी के डेटा में पारदर्शिता बनाए रखने के लिए, कानूनी अनुपालन (Compliance) के लिए (जैसे Tax Audit में) किया जाता है
Tally में Audit Feature Enable करना ->
- नई कंपनी में Audit Enable करना -> F3 (Tally Prime) या Alt + F3 (Tally ERP 9) दबाकर Create Company चुनें। -> “Enable Audit Features?” पर Yes करें। -> “Use Security Control?” पर Yes करें (अगर यूजर-बेस्ड एक्सेस चाहिए)। -> कंपनी सेव करें।
- पुरानी कंपनी में Audit Enable करना -> F3 > Company Info > Alter > अपनी कंपनी चुनें -> “Enable Audit Features?” पर Yes करें। -> “Use Security Control?” पर Yes करें (अगर यूजर लॉगिन चाहिए)। -> Enter दबाकर सेव करें।
Tally Audit के फायदे
✅ सुरक्षा: कोई भी गलत बदलाव छिपा नहीं रहता।
✅ ट्रैकिंग: हर एक्टिविटी का रिकॉर्ड मिलता है।
✅ कंप्लायंस: टैक्स ऑडिट में यह रिपोर्ट काम आती है।
Tally Audit Logs चेक करना -> Gateway of Tally > Audit > Audit Logs पर जाएं।
यहां दिखेगा: -> किस यूजर ने बदलाव किया। कब बदलाव हुआ। कौन-सा वाउचर/लेनदेन बदला गया।