Unit-V-TALLY-Backup &Restore, Splitting Company, Data Export and Import

Backup and Restore Company (कंपनी डेटा बैकअप एवं रीस्टोर)

Backup (बैकअप): डेटा सुरक्षित रखने के लिए समय-समय पर उसकी एक प्रति (Copy) किसी अन्य स्थान/डिवाइस पर बनाना Backup कहलाता है। यदि मूल डेटा किसी कारणवश खो जाए या करप्ट (Corrupt) हो जाए, तो इस Backup से डेटा वापस पाया जा सकता है। (Imp.)

Backup लेने की प्रक्रिया:

Gateway of Tally → F3: Cmp Info (या Alt+F3) → Backup
Backup Companies on Disk स्क्रीन खुलेगी:
- Source: जहाँ वर्तमान में कंपनी का डेटा रखा है (डिफ़ॉल्ट रूप से Tally का Data Folder)।
- Destination: जहाँ बैकअप सुरक्षित करना है (पेन ड्राइव, बाहरी हार्ड डिस्क, या नेटवर्क की कोई अन्य लोकेशन)।
List of Companies में से जिन कंपनियों का बैकअप लेना है, उन्हें चुनें (एक साथ सभी कंपनियों के लिए “All Items” चुना जा सकता है)।
Enter/Y दबाकर पुष्टि करें — बैकअप फ़ाइल TBK900.001 नाम से Destination Folder में सेव हो जाएगी। (Imp.)

Restore (रीस्टोर) करने की प्रक्रिया:

Gateway of Tally → F3: Cmp Info (या Alt+F3) → Restore
Restore Companies on Disk स्क्रीन खुलेगी:
- Source: जिस Folder में बैकअप फ़ाइल रखी है।
- Destination: जहाँ डेटा वापस Restore करना है।
List of Companies में से आवश्यक कंपनियाँ चुनें।
Ctrl+A दबाकर Restore की पुष्टि करें।

महत्वपूर्ण सावधानियाँ (Imp.):

पुराना या अप्रासंगिक (Irrelevant) डेटा Restore न करें।
खराब (Damaged) Media से Restore न करें।
मौजूदा डेटा वाले उसी Folder में Restore न करें — इससे मौजूदा डेटा Overwrite हो सकता है।

Splitting Company Data (कंपनी डेटा को विभाजित करना)

जब कंपनी का डेटा वित्तीय वर्ष के अंत में या नए वित्तीय वर्ष की शुरुआत में बहुत बड़ा (Huge) हो जाए, तो टैली उसे वित्तीय वर्षों के आधार पर Split (विभाजित) करने की सुविधा देता है। (Imp.)

Split करने के लाभ:

डेटा का आकार (Size) कम होता है
टैली की गति/परफॉर्मेंस बेहतर होती है
पिछले वित्तीय वर्षों का डेटा अलग-अलग Folder में सुरक्षित रहता है
वर्तमान वित्तीय वर्ष पर स्वतंत्र रूप से काम किया जा सकता है

Split करने से पहले सुनिश्चित करें (Imp.):

डेटा का Backup ले लिया गया हो
सभी Unadjusted Forex Gains/Losses को Journal Entry द्वारा Adjust कर दिया गया हो
कोई Purchase/Sales Bill Pending न हो (P&L Account तथा Inventory Statements में जाँच कर संबंधित पार्टी खाते या “Bills Pending” खाते में एडजस्ट कर लें)
सभी Bank Vouchers, Bank Reconciliation से मिलान (Reconcile) हो चुके हों

Split करने की प्रक्रिया:

Verify करना: Gateway of Tally → F3: Cmp Info → Split Company Data → Verify Company Data → संबंधित कंपनी चुनें → टैली संभावित त्रुटियों (Errors) की सूची दिखाएगा, जिन्हें मैन्युअली सुधारा जा सकता है। (Imp.)
Split करना: F3: Cmp Info → Split Company Data → Select Company → कंपनी चुनें → Split From फील्ड में वह तारीख डालें, जहाँ से डेटा विभाजित करना है (यह सामान्यतः वर्तमान वित्तीय वर्ष की शुरुआत होती है)।
Enter दबाकर Split पूरा करें।

Split होने के बाद दो अलग-अलग कंपनियाँ बन जाती हैं — मूल डेटा में कोई परिवर्तन नहीं होता। दोनों नई कंपनियों को अलग-अलग नाम देकर स्वतंत्र रूप से उपयोग किया जा सकता है। (Imp.)

Export and Import of Data (डेटा एक्सपोर्ट व इम्पोर्ट)

टैली में डेटा को विभिन्न फॉर्मेट (जैसे XML, Excel, HTML, ASCII, JPEG) में Export किया जा सकता है, तथा दूसरी कंपनी/शाखा/System से XML फॉर्मेट में डेटा Import भी किया जा सकता है। इससे दो कंपनियों, शाखाओं, या Third-Party Applications के बीच डेटा का आदान-प्रदान आसान हो जाता है। (Imp.)

Export करने की प्रक्रिया (मुख्य रूप से Masters का उदाहरण):

Gateway of Tally → Display → List of Accounts
E: Export दबाएँ
Language, Format (जैसे XML), Export Location तथा Output File Name चुनें
Enter दबाएँ — डेटा निर्दिष्ट Location पर Export हो जाएगा

नोट (Imp.): पहले Masters (Groups, Ledgers आदि) Export करें, फिर Transactions (Vouchers) — दोनों कंपनियों (Export करने वाली व Import करने वाली) में F11: Features समान होने चाहिए, ताकि डेटा सही तरीके से मेल खाए।

Import करने की प्रक्रिया:

Gateway of Tally → Import of Data → Masters/Vouchers चुनें → संबंधित XML फ़ाइल का नाम/पथ दर्ज करें → Import Behaviour चुनें:

Append: विभिन्न शाखाओं का डेटा जोड़ने तथा Opening Balance को Consolidate करने के लिए
Ignore Duplicates: नए Masters/Vouchers को मौजूदा डेटा के साथ जोड़ते हुए Duplicate को नज़रअंदाज़ करने के लिए
Replace: मौजूदा बैलेंस/Vouchers को Import किए गए डेटा से बदलने के लिए

ODBC Compliance (ODBC अनुरूपता)

टैली ODBC (Open Database Connectivity) Compliant सॉफ्टवेयर है — इसका अर्थ है कि यह अन्य Database Systems (जैसे MS Excel, MS Access, SQL Server, MySQL, Oracle) के साथ सीधे जुड़ (Connect) सकता है और डेटा का आदान-प्रदान कर सकता है। (Imp.)

मुख्य विशेषताएँ:

ODBC की सहायता से टैली का डेटा किसी बड़े/अन्य Database में Export किया जा सकता है, या बाहरी Database का डेटा टैली में Import किया जा सकता है।
यह जोड़ (Connection) Dynamic होता है — अर्थात टैली में डेटा बदलने पर, Linked Database में भी परिवर्तन स्वतः अपडेट (Reflect) हो जाता है।
डेटा का आदान-प्रदान XML, SDF तथा ASCII फॉर्मेट में हो सकता है — इनमें XML सबसे अधिक प्रयोग होने वाला (Preferred) फॉर्मेट है। (Imp.)
टैली से बाहर डेटा निकालना (Export) अपेक्षाकृत आसान है, परंतु बाहरी Database से टैली में डेटा लाना (Import) करने के लिए कुछ Custom Scripting की आवश्यकता पड़ सकती है।

ODBC सक्षम करना (सामान्य प्रक्रिया): टैली को Administrator के रूप में चलाएँ → Alt+F1 (Help) → About → Client/Server and ODBC Services → आवश्यक Port Number कॉन्फ़िगर करें।

संभावित प्रश्न:

Backup तथा Restore की प्रक्रिया समझाइए। इसकी सावधानियाँ क्या हैं? (5 अंक)
Split Company Data करने से पहले किन शर्तों को पूरा करना आवश्यक है? (5 अंक)
Export/Import of Data की प्रक्रिया समझाइए। ODBC Compliance का क्या महत्व है? (15 अंक)

Use of E-mail, Internet Publishing, Upload, Web Browser, Online Help तथा Rewrite Data

टैली ERP 9 Web-Enabled सॉफ्टवेयर है — इसमें Email, Internet Publishing (Upload), Web Browser में Report देखने की सुविधा, तथा Online Help जैसी सुविधाएँ पहले से उपलब्ध हैं। ये फीचर्स कागज़ी कार्य (Paperwork) कम करने, डाक/समय बचाने, तथा रिपोर्ट्स को तुरंत साझा करने में मदद करते हैं। (Imp.)

1. E-mail (ई-मेल)

टैली में E-mail Configuration करके, किसी भी Ledger, Voucher या Report (जैसे Outstanding Statement, Reminder Letter, Confirmation of Accounts, Pay Slip, Invoice, Purchase Order) को बिना किसी बाहरी E-mail Application के, सीधे टैली से भेजा जा सकता है। (Imp.)

E-mail Configure करने की प्रक्रिया:

Gateway of Tally → F12: Configure → E-Mailing → List में से अपना E-mail Server चुनें (Gmail, Yahoo, Hotmail जैसे कुछ Servers की Setting पहले से Tally में दी गई है; अन्य के लिए User Defined चुनकर SMTP Server, Port, Authentication User Name/Password आदि भरें) → आवश्यकतानुसार Use SSL = Yes करें (सुरक्षित नेटवर्क के लिए) → Accept करें।

किसी Report को E-mail करने की प्रक्रिया:

संबंधित Ledger/Report खोलें → M: E-Mail बटन दबाएँ (या Alt+M) → E-Mail Report स्क्रीन में To E-mail Address तथा आवश्यकतानुसार CC To दर्ज करें → Subject, Format (PDF/HTML/Excel आदि) चुनें → Accept करके भेज दें।

टैली में Mass E-mailing (एक साथ कई पार्टियों को) की सुविधा भी है — Outstanding Statements, Reminder Letters, Confirmation of Accounts तथा Pay Slips जैसे रिपोर्ट्स एक ही स्क्रीन से कई प्राप्तकर्ताओं को भेजे जा सकते हैं। (Imp.)

2. Internet Publishing / Upload (इंटरनेट पब्लिशिंग / अपलोड)

टैली द्वारा तैयार सभी रिपोर्ट व डॉक्यूमेंट को सीधे Website पर Upload किया जा सकता है — इसके लिए रिपोर्ट को पहले HTML (Web Publishing) फॉर्मेट में Export किया जाता है, जिससे रंग व फॉर्मेटिंग सुरक्षित रहती है और उसे Internet Browser में सीधे देखा जा सकता है। (Imp.)

Upload करने की प्रक्रिया:

संबंधित Report खोलें → O: Upload बटन दबाएँ → Upload to फील्ड में प्रोटोकॉल चुनें:

FTP (File Transfer Protocol): जब Website HTTP/HTTPS Upload को Support न करे।
HTTP/HTTPS (Web Page): सामान्य वेब पेज पर Upload करने के लिए — HTTPS अधिक सुरक्षित (Secure) कनेक्शन होता है।

इसके बाद URL (जहाँ रिपोर्ट Publish करनी है), आवश्यकतानुसार Secure Server = Yes, तथा User Name/Password दर्ज करें (यदि Server Anonymous Connection Accept करता हो तो यह ज़रूरी नहीं) → Format चुनें → Enter दबाकर Upload पूरा करें। (Imp.)

3. Web Browser में Reports देखना

टैली ERP 9 की रिपोर्ट्स को Web Browser के माध्यम से भी देखा जा सकता है — यह सुविधा उन उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगी है, जो टैली सॉफ्टवेयर के बिना, केवल Browser से कंपनी की रिपोर्ट देखना चाहते हैं (जैसे किसी Client या Auditor को दूर से रिपोर्ट Access करानी हो)।

4. Online Help (ऑनलाइन सहायता)

टैली में उपयोगकर्ता किसी भी स्क्रीन पर Alt+H दबाकर, उस विशेष कार्य से संबंधित Context-Sensitive Help (उसी विषय की सहायता सामग्री) प्राप्त कर सकते हैं, जो सीधे Tally Solutions की Online Help Website से जुड़ी होती है। यह उपयोगकर्ताओं को बिना किसी अतिरिक्त Manual या Training के, स्वयं समस्या समाधान करने में मदद करता है। (Imp.)

5. Rewrite Data (डेटा को दोबारा लिखना)

कभी-कभी सिस्टम में अचानक बंद होने, नेटवर्क की समस्या, या हार्डवेयर की खराबी के कारण टैली का डेटा करप्ट (Corrupt/Damaged) हो सकता है। ऐसी स्थिति में Rewrite Data फीचर की सहायता से डेटा को दोबारा व्यवस्थित (Restore/Repair) किया जा सकता है। (Imp.)

Rewrite करने की प्रक्रिया:

Gateway of Tally (या Company Info मेन्यू) में Ctrl+Alt+R दबाएँ → List of Companies में से जिस कंपनी का डेटा Rewrite करना है, उसे चुनें → Enter दबाकर Rewrite प्रक्रिया पूरी करें।

ध्यान दें (Imp.): Rewrite करने से पहले हमेशा मौजूदा डेटा का Backup ले लेना चाहिए, ताकि प्रक्रिया में कोई समस्या आने पर मूल डेटा सुरक्षित रहे।

संक्षेप तालिका:

फीचर	उद्देश्य	Shortcut/रास्ता
E-mail	Report/Voucher सीधे भेजना	F12 → E-Mailing; M/Alt+M
Internet Publishing/Upload	Website पर रिपोर्ट प्रकाशित करना	O: Upload
Web Browser	बिना टैली इंस्टॉल किए रिपोर्ट देखना	Browser से Report Access
Online Help	विषय-आधारित तुरंत सहायता	Alt+H
Rewrite Data	करप्ट डेटा ठीक करना	Ctrl+Alt+R

संभावित प्रश्न:

Rewrite Data फीचर का उपयोग कब और कैसे किया जाता है? (5 अंक)

टैली में E-mail फीचर सेट करने और उपयोग करने की प्रक्रिया समझाइए। (5 अंक)

Internet Publishing (Upload) क्या है? इसकी प्रक्रिया लिखिए। (5 अंक)

Importent Question-

1- टैली में उपलब्ध चेक प्रिंटिंग एवं सामान्य प्रिंटिंग विकल्पों की व्याख्या कीजिये। जून 2026

2- कंपनी डेटा का बैकअप , रिस्टोर एवं स्प्लिटिंग की प्रक्रिया की व्याख्या कीजिये। जून 2026

3 – टैली वॉल्ट और टैली ऑडिट सुविधाओं की उपयोगिता कब वर्णन कीजिये। दिसंबर 2025

4 – सामान्य मुद्रण विकल्प और डायनामिक -रिपोर्ट विशिष्ट विकल्प क्या है ? समझाइए। दिसंबर 2025

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