Class Notes Tally-Unit-V-TALLY-Backup &Restore, Splitting Company, Data Export and Import
Back-up & Restore:-
Tally में Backup (बैकअप) और Restore (पुनर्स्थापना) की सहायता से कंपनी का डेटा सुरक्षित किया जाता है। बैकअप से कंपनी का डाटा किसी अन्य जगह सेव कर लेते है। आवश्यक पड़ने पर ‘रिस्टोर’ की सहायता से कंपनी का डाटा पुनः वापस लाया ले जाता है। स्टेप:–
Tally में Backup लेना:-
विधि 1: Tally से सीधे Backup लेना
Tally ओपन करें और अपनी कंपनी में लॉगिन करें-> Gateway of Tally में जाकर-> F3 (Company Info) में -> Backup पर क्लिक करें-> Backup के लिए लोकेशन चुनें (जैसे: Pendrive, D Drive, Cloud Storage) -> Backup का नाम दें (जैसे: arun_comp_Backup_202-> Enter बटन दबाकर बैकअप प्रक्रिया पूरी करें।
विधि 2: मैन्युअली फोल्डर कॉपी करके (Company Data Folder से)
Tally बंद करें -> अपनी कंपनी का Data Folder ढूंढें (डिफ़ॉल्ट लोकेशन: C:TallyData या जहाँ आपने सेव किया है), इसके बाद -> पूरा फोल्डर कॉपी करके किसी सुरक्षित जगह (जैसे External Drive/Google Drive) पर पेस्ट करें।
Tally में Restore करना:-
विधि 1: Tally के Backup File से Restore करना ->
Tally ओपन करें, लेकिन किसी भी कंपनी में लॉगिन न करें->F3 (Company Info) -> Restore पर क्लिक करें -> Backup File चुनें (जिसे आपने पहले सेव किया था) -> Restore Location चुनें (जहाँ आप डेटा रिकवर करना चाहते हैं) -> Enter दबाकर प्रक्रिया पूरी करें।
विधि 2: मैन्युअली Data Folder से Restore करना :-
Tally बंद करें-> अपने बैकअप वाले फोल्डर को कॉपी करें -> इसे Tally Data डायरेक्टरी (C:TallyData) में पेस्ट करें-> Tally ओपन करें और कंपनी एक्सेस करें।
नियमित बैकअप लें (हफ्ते में कम से कम एक बार)।
बैकअप पासवर्ड-किसी प्रोटेक्टेड जगह पर रखें (जैसे Encrypted Pendrive/Cloud)।
Tally Vault यूज करते हैं, तो पासवर्ड न भूलें (नहीं तो डेटा रिकवर नहीं होगा)।
Tally में कंपनी को Split करना Splitting Company Data:-
Tally में कंपनी को Split (विभाजित) करने का जिसका उपयोग विभिन्न व्यावसायिक जरूरतों के लिए किया जाता है।
Tally में कंपनी को Split निम्न कारणों के लिए कर सकते है->
- विभिन्न वित्तीय वर्षों के लिए डेटा अलग रखने के लिए।
- पुराने डेटा को नए वित्तीय वर्ष से अलग रखने के लिए।
- सिस्टम की स्पीड बनाए रखने के लिए।
- कंपनी का आकार बहुत बड़ा हो जाने पर
- बड़ी डेटा फाइल्स को छोटे हिस्सों में बाँटने के लिए।
- अलग-अलग ब्रांच/लोकेशन के लिए डेटा मैनेज करना
- अगर एक ही कंपनी के अलग-अलग ब्रांच हैं, तो उन्हें अलग-अलग Split कर सकते हैं।
- टैक्स या कानूनी अनुपालन के लिए
- अलग-अलग वित्तीय वर्षों के डेटा को अलग करके ऑडिट में आसानी होती है।
Tally में कंपनी को Split करना –>
विधि 1: Tally की Built-in Split Company Feature का उपयोग करके-
Tally ओपन करें और उस कंपनी में लॉगिन करें जिसे Split करना है। ->Gateway of Tally में जायें -> F3 से (Company Info) में जायें -> ‘Split Company Data’ विकल्प पर जाएँ -> वित्तीय वर्ष चुनें जिस वर्ष तक का डेटा Split करना है (जैसे 31-Mar-2023)-> नई कंपनी का नाम दें (जैसे Old_CompanyName_UpTo2023)। –> Destination Path चुनें (जहाँ नई Split कंपनी सेव होगी) -> Enter दबाकर प्रक्रिया पूरी करें।
विधि 2: मैन्युअली कंपनी को अलग करके (Data Folder Copy करके)
Tally बंद करें -> Tally Data Folder (C:TallyData) में जाएँ -> जिस कंपनी को Split करना है, उसका फोल्डर कॉपी करें -> नए नाम से (जैसे Old_Data_2023) सेव करें -> Tally में नया कंपनी फोल्डर जोड़ने के लिए Restore विकल्प का उपयोग करें।
नोट :-
Split करने से पहले Backup जरूर लें (डेटा लॉस से बचने के लिए)।
Tally Prime और Tally.ERP 9 दोनों में Split कंपनी का ऑप्शन उपलब्ध है।
Tally में Data Import और Export करना (Export & Import of Data):-
Tally में डेटा इम्पोर्ट (आयात) और एक्सपोर्ट (निर्यात) करने से बाहरी स्रोतों (जैसे Excel, CSV) से डेटा ले सकते हैं या Tally से बाहर भेज सकते हैं।
Tally में Data Export करना :-
Tally से डेटा (जैसे लेज़र, स्टॉक, वाउचर) को Excel, CSV, या XML में एक्सपोर्ट करने के लिए:
1. वाउचर/ट्रांजैक्शन एक्सपोर्ट करें:-
Tally में वांछित रिपोर्ट पर जाएं (जैसे Day Book, Ledger, Stock Summary) -> Alt+E या (Export विकल्प) दबाएं ->फॉर्मेट चुनें (Excel, CSV, XML, JSON, HTML) -> फाइल सेव लोकेशन चुनें और Export करें।
2. मास्टर डेटा (लेज़र, स्टॉक आइटम) एक्सपोर्ट करें
Gateway of Tally -> Display -> List of Accounts/Stock Items-> ‘Alt + E’ बटन दबाकर एक्सपोर्ट करें।
Tally में Data Import करना:-
Tally में डेटा इम्पोर्ट करने के लिए Excel/CSV/Tally प्रारूप का उपयोग करें।
1. मास्टर डेटा इम्पोर्ट (लेज़र, स्टॉक आइटम)
Gateway of Tally -> F12 (Configure) के अंदर-> Data Import/Export पर जाएं-> “Import Masters” चुनें-> Excel/CSV फाइल सेलेक्ट करें (फॉर्मेट Tally के अनुसार होना चाहिए)->
मैपिंग सेट करें (कॉलम मैच करें) और Import करें।
2. वाउचर/ट्रांजैक्शन इम्पोर्ट करें
Gateway of Tally में -> Import of Data -> Vouchers-> Tally XML/Excel फाइल चुनें (पहले से फॉर्मेटेड)-> डेटा वेरिफाई करें और Import करें।
नोट :-
✔ इम्पोर्ट से पहले डेटा का फॉर्मेट सही होना चाहिए (Tally टेम्प्लेट का उपयोग करें)।
✔ बड़े डेटा सेट को इम्पोर्ट करने में समय लग सकता है।
ODBC compliance use of E-mail Internet publishing, web browser & online help, RE-write data.
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