Exception Reports (एक्सेप्शन रिपोर्ट्स)
Exception Reports की सहायता से असामान्य (Unusual) लेनदेन तथा बैलेंस देखे जा सकते हैं। इनसे व्यवसाय में होने वाली संभावित गलतियों या असामान्यताओं को समय रहते पहचाना जा सकता है। (Imp.)
रास्ता: Gateway of Tally → Display → Exception Reports
1. Negative Stock Report (निगेटिव स्टॉक रिपोर्ट)
यह रिपोर्ट उन Stock Items की सूची दिखाती है, जिनका स्टॉक, रिपोर्ट देखने की तारीख पर निगेटिव (Negative) हो रहा हो — अर्थात वास्तव में उपलब्ध मात्रा से अधिक बिक्री दर्ज हो गई हो। (Imp.)
रास्ता: Gateway of Tally → Display → Exception Reports → Negative Stock
2. Negative Ledgers Report (निगेटिव लेजर रिपोर्ट)
यह उन Ledgers की सूची दिखाती है, जिनका बैलेंस उनकी सामान्य प्रकृति (Nature) के विपरीत निगेटिव दिखा रहा हो। उदाहरण: किसी Credit प्रकृति वाले खाते (जैसे Sundry Creditor) का बैलेंस अगर Debit दिखे, या किसी Bank खाते का बैलेंस Credit दिखे — तो यह असामान्य स्थिति है। (Imp.)
रास्ता: Gateway of Tally → Display → Exception Reports → Negative Ledgers
3. Overdue Receivables Report (देय-अवधि पार प्राप्य रिपोर्ट)
यह रिपोर्ट उन Sales Invoices को दिखाती है, जो किसी निश्चित समयावधि (Credit Period) में देय (Due) होकर भी वसूल नहीं हुई हैं — अर्थात ग्राहकों से बकाया राशि जो समय पर नहीं आई। (Imp.)
रास्ता: Gateway of Tally → Display → Exception Reports → Overdue Receivables
कॉन्फ़िगरेशन विकल्प: F12: Configuration दबाकर “Include Post-Dated Transactions” तथा “Show Opening Amount” को Yes करें।
4. Overdue Payables Report (देय-अवधि पार देय रिपोर्ट)
यह उन Purchase Bills की सूची बनाती है, जो उस समयावधि में Overdue (देय अवधि पार) हो चुके हैं — अर्थात सप्लायर को समय पर भुगतान नहीं किया जा सका। (Imp.)
रास्ता: Gateway of Tally → Display → Exception Reports → Overdue Payables (F12: Configure से इसे भी Customize किया जा सकता है)
5. Memorandum Voucher (मेमोरंडम वाउचर)
यह एक Non-Accounting Voucher है। इसकी एंट्री एक Memo (ज्ञापन) की तरह होती है और इसका प्रभाव Account Books पर नहीं पड़ता। टैली इसकी एंट्री लेजर में Post नहीं करता, बल्कि इसे एक अलग Memorandum Register में रखता है। जब भी इस एंट्री को औपचारिक रूप से Account Books में लाना हो, तो इसे किसी Regular Voucher में बदला जा सकता है। (Imp.)
Shortcut: Voucher Entry स्क्रीन में Ctrl+F10 दबाकर Memo Voucher खोला जाता है।
कहाँ देखें: Gateway of Tally → Display → Exception Reports → Memorandum Vouchers (इसे Day Book से भी देखा जा सकता है)
उपयोग के उदाहरण:
- अनिश्चित लेनदेन के लिए: सामान्यतः बिक्री पूरी होने के बाद ही Account Books में एंट्री होती है। परंतु यदि माल केवल “Approval पर” (On Approval) दिया गया हो और वास्तविक बिक्री अभी तय न हुई हो, तो उसे Memo Voucher में दर्ज किया जाता है। यदि बिक्री वास्तव में हो जाए, तो इसे Regular Sales Voucher में बदल दिया जाता है; और यदि बिक्री नहीं होती, तो इसे रद्द (Cancel/Delete) कर दिया जाता है। (Imp.)
- राशि अनिश्चित होने पर (Suspense Payment): उदाहरण — किसी कर्मचारी को ऑफिस सामान खरीदने के लिए ₹1000 नकद दिए गए, परंतु सही खर्च होने वाली राशि खरीद के बाद ही पता चलेगी। इस स्थिति में लेनदेन को पहले Memo Voucher में दर्ज करते हैं, और बाद में सही राशि व विवरण पता चलने पर उसे Purchase/Payment Voucher में बदल देते हैं।
Memo Voucher बनाने की प्रक्रिया (उदाहरण सहित):
- सबसे पहले F11: Accounting Features में “Use Reversing Journals & Optional Vouchers” को Yes करें।
- Gateway of Tally → Accounting Vouchers → Ctrl+F10 (Memos) दबाएँ।
- Debit: Office Supplies Account
- Credit: Cash Account
नोट (Imp.): इस Chapter में आगे दिए गए Optional Vouchers, Post-Dated Vouchers, तथा Reversing Journals की पूरी प्रक्रिया, उदाहरण, तथा Shortcuts पहले Unit III में विस्तार से कवर की जा चुकी हैं (Ctrl+L, Ctrl+T, F10 आदि सहित) — कृपया वह भाग देखें। यहाँ केवल नई जानकारी (Exception Reports, Negative Stock/Ledgers, Overdue Receivables/Payables, Memorandum Voucher) जोड़ी गई है, ताकि दोहराव (Repetition) न हो।
संक्षेप तालिका — Exception Reports:
| रिपोर्ट | दिखाती है |
| Negative Stock | स्टॉक की मात्रा जो निगेटिव है |
| Negative Ledgers | बैलेंस जो प्रकृति के विपरीत है |
| Overdue Receivables | देय-अवधि पार बकाया बिक्री बिल |
| Overdue Payables | देय-अवधि पार बकाया खरीद बिल |
| Memorandum Vouchers | अनिश्चित/अपुष्ट लेनदेन |
| Post-Dated Vouchers | भविष्य की तारीख पर Post होने वाले वाउचर |
| Reversing Journals | एक निश्चित तारीख तक ही प्रभावी वाउचर |
संभावित प्रश्न:
Negative Stock तथा Negative Ledgers Report में अंतर स्पष्ट कीजिए। (5 अंक)
Exception Reports क्या दर्शाती हैं? इसके अंतर्गत आने वाली रिपोर्ट्स के नाम लिखिए। (5 अंक)
Memorandum Voucher क्या है? उदाहरण सहित समझाइए। (5 अंक)