Budgets:–
संगठन में धन के प्रवाह , कैश फलो के लिए योजना तैयार करने के लिये बजट बनाया जाता है। बजट में एक निश्चित अवधि के लिए भविष्य की कार्य योजना के लिए वित्तीय निर्देश दिये जाते हैं। बजट की सहायता से धन का कुशलतापूर्वक उपयोग और उद्वयेशों की पूर्ति करने में मदद मिलती है। यह वित्तीय गतिविधियों के मूल्यांकन के लिए जानकारी प्रदान करता है, निर्णय लेने में सहायता करता है और भविष्य की योजना के लिए एक आधार प्रदान करता है। बजट को अाल्टर आप्शन से संशोधित कर सकते हैं। बजट को डिलीट भी कर सकते हैं।
Tally.ERP 9 में विशिष्ट उद्देश्यों के लिए एक अधिक बजट बनाए जा सकते हैं। बैंकों, प्रधान कार्यालयों, के लिया एवं विभागीय जैसे -विपणन बजट, वित्त बजट आदि भी बनाए जा सकते हैं। Tally.ERP 9 में बजटीय खर्च के आंकड़ों की तुलना वास्तविक खर्च के आंकड़ों से की जा सकती है और दोनों में भिन्नता को रिपोर्ट तैयार की जा सकती है।
Budget For Groups , Ledgers & Cost center ->
Tally.ERP 9 में, Groups , Ledger ,और Cost centers के लिए बजट बना सकते हैं।
इसके लिए पहले अपनी कम्पनी में बजट option एक्टिव करना होगा : –
F1 -> company Features -> Accounting Features -> Budget and Senario Management -> Maintain Budget and control [ Yes ] – > Ctrl + A से एक्सेप्ट करें
अब
- Go to Gateway of Tally > Accounts Info. > Budgets > Create .
Name – Routine budget ( ex.)
From ….. start date ( ex . 1-4-2022) – > To End date for budget ( ex 31-6-2022)
Group – अगर ग्रुप के लिए बजट बनाना है तो यहाँ से यस करके ग्रुप का नाम सेलेक्ट करें ( Ex Indirect Expenses )
आगे on closing date या on net transaction चुन सकते है। Amount फील्ड में जिस राशि पर बजट की लिमिट बांधना हो वह राशि टाइप कर दें। ( Ex 50000).
अगले फील्ड से लेजर चुन सकते है जिसमे बजट निश्चित करना है। Account Name – ( Ex Stationary टाइप करें या चुने ) ON closing balance or On Net transaction यहाँ भी सेलेक्ट कर सकते है। amount फील्ड में जिस राशि का बजट लिमिट करना हो वह राशि टाइप करें।
अगर अगले किसी लेजर में बजट निश्चित करना है तो उसे चुने या इंटर करके बाहर आ जाएँ।
Create a budget:-
Tally.ERP 9 में, ग्रुप , लेजर , एवं कास्ट सेंटर के लिए एक बजट बना सकते हैं
1. Go to Gateway of Tally > Accounts Info. > Budgets > Create .
2. Enter a Name for your budget in the Budget Creation screen.
3. under फ़ील्ड के लिए बजट की सूची से से जिसका बजट बनाना है चयन करें। बजट के लिए एक क्रमबद्ध सूची मिलेगी ! पदानुक्रमित सेटअप हो सकता है। बजट की इस सूची में, सबसे ऊपर प्राइमरी बजट होगा , हम कही प्राइमरी बजट बना सकते है ! प्राइमरी बजट के अंतर्गत उप-बजट भी बनाए जा सकते हैं।
4. Enter the period of the budget in the From and To fields. The period entered can be a month, a year or any other period.
5. In Set/Alter Budgets of , select
o Groups – To create a budget for a Group of ledger accounts.
o Ledgers – To create a budget for Ledgers.
o Cost Centres – To create a budget for Cost Centres.
- Press Ctrl+A to accept .
Tally.ERP 9 में, ग्रुप , लेजर , एवं कास्ट सेंटर के लिए एक बजट बना सकते हैं
Alter a Budget:-
1. Go to Gateway of Tally > Accounts Info > Budgets > Alter.
2. Modify the fields as required, i n the Budget Alteration screen.
3. Change the period or change budgets of Groups , Ledgers , and Cost Centres .
Delete a Budget:-
1. Go to Gateway of Tally > Accounts Info > Budgets > Alter .
2. Press Alt+D to delete.
बजट वरिएंस देखना –> Budget Variance report can be viewed from the Trial Balance , Group Summary and Monthly Summary . Budget Variance is active if the option Maintain budgets and controls is enabled in Accounting Features, and at least one budget is created.
Display -> Trial balance -> press Alt+C -> Column detail window will appear -> Type of Value फील्ड में जिस नाम से बजट बनाया है वह नाम सेलेक्ट करें ( Ex Routine Budget ) -> Show Variance फील्ड को यस करें -> Name of Group फील्ड में वह ग्रुप सेलेक्ट करें जिसमें बजट वरियन्स देखना है। ( ex . Indirect Expenses ) -> जिस जिस वाउचर में बजट निश्चित किया है उसके सामने वरिएंस दिखने लगेगा।
View Budget Variance:-
Note: To view Budget Variance from the Group Summary , go to Gateway of Tally > Display > Account Books > Group Summary . 2. Click Ctrl+B to view budget variance
Scenario (सिनेरियो)
Scenario एक Management Tool है। इसकी सहायता से हम कुछ चुने हुए वाउचर की Account तथा Inventory संबंधी जानकारी को विभिन्न तरीकों से प्रदर्शित कर सकते हैं, बिना वास्तविक स्रोत डेटा (Source Data) को प्रभावित किए। Scenario की मदद से मुख्य वास्तविक Account Books में एंट्री किए बिना ही Provisional (अनंतिम) रिपोर्ट तैयार करके देखी जा सकती है। यह व्यवसाय में पूर्वानुमान (Forecasting) के लिए एक उपयोगी उपकरण है — अर्थात प्रोविज़नल वाउचर का उपयोग करके खर्चों का अनुमान लगाकर उन्हें रिपोर्ट में शामिल किया जा सकता है। (Imp.)
Scenario के लाभ:
- व्यापार में भविष्य में होने वाली घटनाओं का पहले से अनुमान लगाया जा सकता है।
- आवश्यकता होने पर लेनदेन को Note किया जा सकता है, और जब चाहें तब Delete भी किया जा सकता है।
- Scenario रिपोर्ट का प्रिंट निकालकर उसे बाद में डिलीट भी किया जा सकता है।
Scenario Management का प्रयोग करते समय ऐसे लेनदेन Note किए जाते हैं, जिनका असर वास्तविक Account Books पर न पड़े। इसके लिए टैली में तीन विकल्प मिलते हैं:
- Reversing Journals
- Memorandum Vouchers
- Optional Vouchers
तत्काल रिपोर्ट तथा उसका प्रभाव देखने के लिए ही Scenario बनाया जाता है।
Scenario Enable करना:
Gateway of Tally → F11: Features → F1: Accounting Features → Use Reversing Journals & Optional Vouchers को Yes करें → Ctrl+A से सेव करें। (Imp.)
इसे Enable करने के बाद Accounts Info मेन्यू में Scenario नामक नया विकल्प दिखाई देने लगता है।
Scenario बनाना (Create Scenario):
रास्ता: Gateway of Tally → Accounts Info → Scenario → Create
- Scenario का उचित Name दर्ज करें (उदाहरण: Provisional)।
- Include Actuals विकल्प को Yes करें, ताकि वास्तविक (Actual) लेनदेन भी Scenario में शामिल हों।
- Include These Voucher Types में वे Voucher Type (जैसे Reversing Journal) चुनें, जिनका प्रभाव इस Scenario में दिखाना है।
- आवश्यकतानुसार Exclude Forex Gains/Losses Calculations तथा Exclude Inventory Tracking Calculations को Yes/No करें।
- Ctrl+A दबाकर Scenario सेव करें। (Imp.)
Scenario में सुधार (Alter Scenario):
रास्ता: Gateway of Tally → Accounts Info → Scenario → Alter
List of Scenarios में से संबंधित Scenario चुनें → आवश्यक बदलाव करें (जैसे किसी Voucher Type को Include List से हटाना, यदि अब उसका प्रभाव Scenario में नहीं चाहिए) → Enter दबाकर सेव करें।
Scenario Delete करना:
रास्ता: Gateway of Tally → Accounts Info → Scenario → Alter → संबंधित Scenario चुनें → Alt+D दबाकर Delete करें। (Imp.)
Scenario का उपयोग (Report में देखना):
पहले संबंधित लेनदेन को Reversing Journal (F10) या Optional Voucher के रूप में दर्ज करें। इसके बाद Balance Sheet/Trial Balance जैसी रिपोर्ट में New Column (Alt+C) दबाकर, Type of Value to Show में बनाया गया Scenario चुनें — इससे रिपोर्ट में Actual तथा Provisional दोनों आँकड़े एक साथ दिखाई देंगे।